ในกิจกรรมต่างๆ ของบุคคลและนิติบุคคล ระบบจะใช้ระบบการจัดประเภทเอกสารที่ได้รับอนุมัติในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซีย การรวบรวม การจัดเก็บ การหมุนเวียนและการใช้เอกสารนั้นดำเนินการโดยวินัยเช่นงานสำนักงาน ในบทความนี้เราจะศึกษาทุกแง่มุม พิจารณาแนวคิดและการจัดประเภทของเอกสาร การทำงาน และแง่มุมอื่นๆ ของปัญหา
งานสำนักงาน: บทบัญญัติทั่วไป
ในการเริ่มต้น ควรสังเกตว่าการสนับสนุนเอกสารเป็นกิจกรรมพิเศษ ซึ่งประกอบด้วยการออกแบบ การก่อตัว การจัดเก็บ และการประมวลผลเอกสาร อยู่ที่ลักษณะของเอกสารและข้อมูลในนั้น วิธีการจัดระเบียบการทำงานกับเอกสาร ความตรงต่อเวลาและความถูกต้องของการตัดสินใจของฝ่ายบริหารอย่างใดอย่างหนึ่งซึ่งมีความสำคัญระดับหนึ่ง ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับ เอกสารพิจารณาและสะท้อนถึงกิจกรรมขององค์กร บริษัท บริษัท ในการเชื่อมต่อนี้การเก็บบันทึกถือเป็นข้อกำหนดของกฎหมาย ในกระบวนการตรวจสอบ อย่างแรกเลย เอกสารที่บันทึกกิจกรรมของบริษัทอาจมีการแก้ไข
กรอบกฎหมาย
ก่อนวิเคราะห์ประเภทของเอกสารและการจัดประเภท ขอแนะนำให้ทำความคุ้นเคยกับกรอบกฎหมาย ดังนั้นกฎหมายของรัฐบาลกลางซึ่งควบคุมข้อมูลและการป้องกันจึงกำหนดภาระผูกพันในการจัดทำเอกสารข้อมูลและกำหนดการตั้งค่าพื้นฐานจำนวนหนึ่ง พระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานที่มีชื่อมีจุดประสงค์เพื่อควบคุมความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นในการพัฒนาและการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในเวลาต่อมา ควรสังเกตว่ากฎหมายอื่นกำหนดเอกสารบังคับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดกรอบกฎหมายสำหรับกิจกรรมและขั้นตอนที่เกี่ยวข้องสำหรับงานสำนักงาน รหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดเอกสารภาษีมาตรฐานซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจำแนกประเภทของเอกสาร ผ่านพวกเขา การบัญชีมีไว้สำหรับงานเชิงพาณิชย์ของบุคคลและองค์กรตลอดจนความรวดเร็วในการหักภาษีและค่าธรรมเนียมไปยังงบประมาณของรัฐ
นอกจากนี้ กฎหมายฉบับปัจจุบันยังกำหนดตัวอย่างเอกสาร ดังนั้นประมวลกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียจึงกำหนดข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและองค์ประกอบของสัญญาที่เป็นส่วนประกอบ ข้อตกลง กฎบัตร และอื่นๆ ระเบียบกำหนดรูปแบบของเอกสารที่จะส่งโดยใช้วิธีการต่างๆ ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
การจำแนกเอกสาร RF
เป็นที่น่าสังเกตว่าระบบการบริหารงานสำนักงานของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงการจำแนกประเภทหลายระดับ ขอแนะนำให้พิจารณาในรายละเอียดเพิ่มเติม การจำแนกประเภทหลักของเอกสารถือว่ามีองค์ประกอบต่อไปนี้:
- เอกสารองค์กรและการบริหาร ขอแนะนำให้รวมการตัดสินใจ โปรโตคอล คำแนะนำ กฎบัตร คำสั่งซื้อ บทบัญญัติ
- เอกสารอ้างอิงและข้อมูลที่รวมอยู่ในการจำแนกประเภทของเอกสารที่มีลักษณะทั่วไป เรากำลังพูดถึงใบรับรอง บันทึก บันทึก การกระทำ โทรเลข จดหมาย และอื่นๆ
- ตามบุคลากร สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการจัดหมวดหมู่เอกสารนี้รวมถึงงบ สมุดงาน ลักษณะเฉพาะ สัญญา คำสั่ง ฯลฯ
เป็นธรรมเนียมที่จะต้องแยกแยะรูปแบบเอกสารดังกล่าวเป็นรายบุคคล แม่แบบ และมาตรฐาน ตัวอย่างที่นำเสนอประกอบการจำแนกประเภทของเอกสารตามวัตถุประสงค์
เอกสารประเภทอื่นๆ
การรู้ว่าเอกสารสามารถเป็นเนื้อหาที่เรียบง่ายหรือซับซ้อนได้ การจำแนกประเภทของเอกสารทางบัญชี ณ สถานที่ที่ยอมรับหมายถึงการมีเอกสารภายนอกและภายใน พิจารณาจากแหล่งกำเนิด พวกเขาแยกแยะระหว่างเอกสารส่วนบุคคลและอย่างเป็นทางการ ตามอายุการเก็บรักษา เป็นเรื่องปกติที่จะจัดประเภทหลักทรัพย์เป็นหลักทรัพย์แบบถาวร เช่นเดียวกับระยะเวลาที่มากกว่าหรือน้อยกว่า 10 ปี ตามสัญลักษณ์ของการประชาสัมพันธ์มีการใช้การจำแนกประเภทพิเศษของเอกสารกำกับดูแลซึ่งแสดงถึงการมีเอกสารที่เป็นความลับและไม่เป็นความลับ ควรเสริมว่ากลุ่มแรกมีความลับและครบถ้วนเอกสารลับ ตามวิธีการบันทึก เป็นเรื่องปกติที่จะแยกแยะระหว่างวัสดุเสียง ลายมือ อิเล็กทรอนิกส์ ภาพกราฟิก ภาพถ่ายและฟิล์ม และอื่นๆ การจัดกลุ่มสุดท้ายเรียกอีกอย่างว่าการจัดหมวดหมู่เอกสารตามคุณสมบัติ
เอกสารด่วนและไม่เร่งด่วน
หลักทรัพย์แบ่งได้แบบเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน ตามขั้นตอน เป็นเรื่องปกติที่จะแยกแยะแบบร่าง สารสกัด ต้นฉบับ (กล่าวคือ ต้นฉบับ) เช่นเดียวกับสำเนา เอกสารที่มีลักษณะของรัฐจะรวมอยู่ในหมวดหมู่แยกต่างหาก ตามกฎหมายปัจจุบัน โครงสร้างที่ได้รับอนุญาตจะออกคำสั่ง คำสั่ง คำแนะนำ คำสั่ง มติ กฤษฎีกา และการตัดสินใจ
เอกสารหลัก
ควรพิจารณาแยกประเภทเอกสารหลักที่ค่อนข้างใหญ่แยกต่างหาก ซึ่งรวมถึงเอกสารที่มีข้อมูลภูมิหลังที่ได้รับในกระบวนการวิจัย พัฒนา การสังเกต และกิจกรรมทางสังคมอื่นๆ ควรสังเกตว่าเอกสารหลักในแผนกบัญชีนั้นถูกสร้างขึ้นระหว่างการดำเนินการตามความสำคัญทางเศรษฐกิจ โดยทำหน้าที่เป็นหลักฐานหรือหลักฐานข้อเท็จจริงบางอย่างที่ได้ทราบแล้ว กลุ่มเอกสารต้นทาง ได้แก่ ใบรับรอง การกระทำ ใบแจ้งหนี้ ใบสำคัญแสดงสิทธิ และอื่นๆ ส่วนใหญ่ได้รับการอนุมัติแบบฟอร์มรวมพิเศษ ตัวอย่างเช่น จนถึงปัจจุบัน มีการจัดทำเอกสารรูปแบบพิเศษสำหรับการบัญชีสำหรับการดำเนินการทางการค้า สินทรัพย์ถาวร การจ่ายเงินสด และแรงงาน
รายละเอียดเอกสาร
หากไม่มีแบบฟอร์มรวมสำหรับกระดาษเฉพาะ แบบฟอร์มภายในจะถูกสร้างขึ้นในบริษัท อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าในกรณีใด จะต้องมีรายละเอียดบางอย่างอยู่ที่นั่น:
- ชื่อเอกสาร
- วันที่รวบรวม
- ชื่อองค์กร
- สาระสำคัญของการดำเนินงานที่มีความสำคัญทางเศรษฐกิจ
- อุปกรณ์วัด
- รายชื่อพนักงานที่รับผิดชอบ
- ลายเซ็นส่วนตัวของพนักงานรับมอบอำนาจ
งานสำนักงานภายใน
ตามคำแนะนำของการจัดการโครงสร้างและความคิดริเริ่มของหัวหน้าแผนกอิสระ การพัฒนาบทบัญญัติต่างๆ มีความเกี่ยวข้อง เอกสารการจัดกลุ่มนี้รวมถึงการกระทำมาตรฐานและบุคคล ควรสังเกตว่าเนื้อหาในส่วนหลังเกี่ยวข้องกับหน่วยจัดการ แผนก การประชุมเชิงปฏิบัติการเป็นหลัก ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กรของบริษัท โดยปกติแล้ว เอกสารทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการประชุมเชิงปฏิบัติการของการผลิตหลัก
คุณจำเป็นต้องรู้ว่าร่างข้อบังคับนั้นจัดทำขึ้นโดยผู้รับเหมา หลังจากนั้นจึงได้ตกลงกับฝ่ายกฎหมายของบริษัท หากมีข้อโต้แย้งหรือความคิดเห็น จะมีการระบุไว้ในกระดาษแยกต่างหากหรือในสำเนาฉบับที่สองของฉบับปัจจุบัน การกระทำสำคัญของลักษณะการบริหารที่องค์กรคือคำสั่งของผู้อำนวยการ ด้วยความช่วยเหลือของเอกสารนี้ สามารถร่างขั้นตอนสำหรับกิจกรรมของโครงสร้าง การตัดสินใจและคำแนะนำ เหตุการณ์ประเภทต่างๆ ผลงานหรือผลการตรวจสอบได้
รายงาน คำอธิบาย และหมายเหตุบริการ
บันทึกข้อตกลงคือเอกสารที่ระบุข้อเท็จจริงหรือประเด็น ข้อสรุปหรือข้อเสนอเฉพาะ มันคุ้มค่าที่จะรู้ว่าสามารถส่งไปยังผู้บริหารขององค์กรหรือโครงสร้างที่สูงขึ้นได้ บันทึกช่วยจำควรเข้าใจว่าเป็นจดหมายประเภทหนึ่ง ซึ่งเป็นหนึ่งในรูปแบบการติดต่อสื่อสารภายในบริษัท ตามกฎแล้ว มันจะถูกส่งจากแผนกโครงสร้างไปยังผู้รับของบริษัท ข้อยกเว้นที่นี่คือคำแนะนำโดยตรง โปรดทราบว่าเจ้าหน้าที่ของบริษัทสามารถส่งบันทึกช่วยจำได้ เอกสารที่มีชื่อสามารถกำหนดเป็นข้อมูลเชิงรุกหรือการรายงาน
คำอธิบายควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นกระดาษที่ทำหน้าที่เป็นคำอธิบายของเนื้อหาของบทบัญญัติบางประการของพระราชบัญญัติหลัก (โปรแกรม รายงาน แผน) นอกจากนี้ เธอสามารถอธิบายสาเหตุของการไม่ปฏิบัติตามคำสั่งของผู้นำหรือการละเมิดวินัยได้
คำแนะนำ
คำแนะนำในปัจจุบันแบ่งออกเป็นสองกลุ่ม เอกสารที่รวมอยู่ในหมวดหมู่แรกจะควบคุมขั้นตอนการดำเนินการตามกระบวนการเฉพาะในองค์กร ซึ่งเจ้าหน้าที่ หน่วยงาน และอื่นๆ มีส่วนร่วม ควรสังเกตว่าเป็นรายละเอียดงาน (กลุ่มที่สอง) ที่กำหนดสิทธิ หน้าที่ ความรับผิดชอบและการทำงานของพนักงานเฉพาะ เอกสารเหล่านี้สามารถใช้เป็นคำอธิบายของขั้นตอนตามคำสั่งของคำสั่งและกฎหมาย (กฤษฎีกา คำสั่ง ฯลฯ) ที่ควรดำเนินการ ควรเพิ่มรายละเอียดงานอาจมีระยะเวลาคงที่หรือถาวร อย่างไรก็ตาม หลักทรัพย์ถาวรจะได้รับการทบทวนและทบทวนทุกๆ 3-5 ปีอยู่ดี
สรุป
ดังนั้น เราได้พิจารณาแนวคิด การจำแนกประเภทหลักของหลักทรัพย์ และแง่มุมอื่นๆ ของหัวข้อแล้ว โดยสรุป ควรสังเกตว่าวันนี้งานสำนักงานในอาณาเขตของสหพันธรัฐรัสเซียเป็นหมวดหมู่ที่ได้รับการพัฒนาอย่างเป็นธรรม ในระยะปัจจุบันของชีวิตมนุษย์ กิจกรรมนี้รวมถึงการจัดทำเอกสารที่จำเป็นอย่างมีความสามารถและทันเวลา ตลอดจนจัดระเบียบงานด้วยการกระทำ (ได้แก่ การรับ การส่ง การประมวลผล การจัดเตรียม การควบคุม การจัดเก็บ การขึ้นทะเบียน การจัดระบบ การจัดเตรียม การเก็บถาวรและการทำลาย) กฎระเบียบของเทคโนโลยีสำนักงานจะดำเนินการตามพื้นที่ต่างๆ ขอแนะนำให้รวมการสร้างมาตรฐาน ข้อบังคับทางกฎหมาย ตลอดจนการก่อตัวของกฎหมายและระเบียบข้อบังคับและระเบียบวิธีปฏิบัติที่มีความสำคัญระดับชาติ
ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง องค์กรและการเก็บบันทึกที่ตามมาจำเป็นต้องมีทักษะพิเศษและความรู้ทางวิชาชีพที่จำเป็น ดังนั้นสำหรับการดำเนินงานนี้ในบริษัท แผนกหรือบริการที่เหมาะสมจะถูกสร้างขึ้น เป็นที่น่าสังเกตว่าใน บริษัท ขนาดเล็กเลขานุการทำงานในสำนักงานและพนักงานที่ได้รับอนุญาตจากหัวหน้ามีหน้าที่รับผิดชอบต่อสถานะของเอกสารขององค์กร เอกสารแต่ละกลุ่มต้องมีที่มาที่ไป โดยปกติแล้วจะเก็บไว้ในตู้กันไฟแบบพิเศษ และสุดท้าย พนักงานอาจถูกลงโทษทางวินัยในการจัดเก็บบันทึกที่ไม่เหมาะสม สิ่งนี้ควรจำไว้เมื่อใช้ความรู้ในทางปฏิบัติ