การดูแลให้การดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพขององค์กรใดๆ ก็ตามมีความเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบการไหลของเอกสารอย่างเหมาะสม สิ่งที่สำคัญไม่น้อยคือการควบคุมกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร ความจริงก็คือทั้งพนักงานทั่วไปและหัวหน้าแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ในเอกสารในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้อง ต่อไป ให้พิจารณาว่ากำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารคืออะไร
ข้อมูลทั่วไป
กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการเอกสารถูกกำหนดโดยระเบียบข้อบังคับ มติ หรือเอกสารขององค์กรและการบริหาร
ความพร้อมใช้งานของระบบข้อมูลและการอ้างอิงที่องค์กรช่วยให้ค้นหาเอกสารที่ลงทะเบียนได้อย่างรวดเร็วด้วยสัญญาณใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ในระหว่างการลงทะเบียน รายละเอียดพื้นฐานของเอกสารจะถูกป้อนลงในฐานข้อมูล: หมายเลขขาเข้า/ขาออก ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ วันที่ครบกำหนด ฯลฯ
การจำแนก
มีทั้งข้อกำหนดส่วนบุคคลและข้อกำหนดทั่วไปการดำเนินการของเอกสาร หลังถูกกำหนดโดยกฎหมาย ซึ่งรวมถึงโดยเฉพาะอย่างยิ่ง กำหนดเวลาสำหรับการปฏิบัติตามคำสั่งของรัฐบาล หัวหน้าโครงสร้างผู้บริหารของรัฐบาลกลาง การไต่สวนของรัฐสภา การอุทธรณ์ทางแพ่ง มติ/การตัดสินใจของหน่วยงานจัดการขององค์กรการค้า และอื่นๆ
กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการเอกสารตามกฎแล้วโดยตรงในข้อความของพวกเขาหรือในการแก้ปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งสิ่งบ่งชี้ดังกล่าวมีอยู่ในเอกสารกำกับดูแลและการบริหาร สถิติ และรายงานอื่นๆ
กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการของเอกสารสามารถกำหนดโดยหัวหน้าปากเปล่า
ระเบียบ
ในข้อกำหนดของข้อบังคับเหล่านี้ กำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารจะแตกต่างกันไปตามประเภท
ตัวอย่างเช่น คำสั่งที่ระบุว่า "เร่งด่วน" ต้องดำเนินการภายในสามวันนับจากวันที่ลงนาม โปรดทราบว่าการนับถอยหลังไม่ได้เริ่มต้นจากวันที่ได้รับกระดาษ แต่นับจากวันที่ลงนาม
หากมีข้อบ่งชี้ "ทันที" ให้ดำเนินการตามเอกสารไม่เกิน 10 วัน
หากไม่ระบุ ระยะเวลาดำเนินการของคำสั่งคือไม่เกินหนึ่งเดือน
เปลี่ยนวันที่
ในทางปฏิบัติ สถานการณ์มักจะเกิดขึ้นเมื่อไม่สามารถดำเนินการเอกสารตรงเวลาด้วยเหตุผลเชิงวัตถุ ในการนี้สถานประกอบการต้องอนุมัติขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงระยะเวลาในการดำเนินการตามพระราชบัญญัติบางอย่าง ควรสังเกตว่าการสมัครกฎเป็นสิ่งจำเป็น หากเป็นไปได้ เฉพาะในกรณีพิเศษเท่านั้น
การตัดสินใจเปลี่ยนกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการเอกสารสามารถทำได้โดยพนักงานที่ตั้งค่าเดิมเท่านั้น กฎเกณฑ์ทางธุรกิจในปัจจุบันไม่ได้กำหนดขีดจำกัดการโอนขั้นต่ำและสูงสุด ดังนั้น ฝ่ายบริหารขององค์กรจึงต้องจัดตั้งขึ้นโดยอิสระตามข้อกำหนดของความสมเหตุสมผลและความถูกต้อง
ตามกฎทั่วไปที่นำมาใช้ในทางปฏิบัติ อนุญาตให้เพิ่มระยะเวลาได้ไม่เกิน 3 วัน ในกรณีนี้ ความคิดริเริ่มควรมาจากพนักงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานนั้น เขาควรให้เหตุผลและเห็นด้วยกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสารกับผู้บริหาร
โอนจอง
การกระทำใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาสำหรับการดำเนินการของเอกสารจะต้องถูกบันทึกไว้ในการกระทำที่เกี่ยวข้อง
การโอนงวดต้องให้เหตุผล หากต้องการทำสิ่งนี้ ผู้ที่สนใจสามารถทำข้อเสนออย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- ในการเลื่อนกำหนดเวลาโดยให้เหตุผลว่าเหตุใดจึงไม่สามารถดำเนินการเอกสารได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด
- เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของผู้ดำเนินการร่วมหากบุคคลนั้นไม่มีอำนาจเพียงพอที่จะดำเนินการตามคำสั่ง
- ในการแต่งตั้งนักแสดงท่านอื่น
ว่ากันว่านักแสดงต้องรีบจัดการ ห้ามติดต่อผู้บริหาร 2-3 วันก่อนหมดเขต
ควบคุมการดำเนินงาน
การตรวจสอบการปฏิบัติตามกำหนดเวลางานรวมถึง:
- การแก้ไขระหว่างการลงทะเบียนเอกสารและคำสั่งผู้บริหารของบริษัททั้งหมด
- ตรวจสอบการส่งมอบงานให้นักแสดงตรงเวลา
- เตือนพนักงานและหัวหน้าแผนกเกี่ยวกับกำหนดเวลาที่จะมาถึงหรือวันหมดอายุ
- การป้อนข้อมูลในแบบฟอร์มการลงทะเบียนเกี่ยวกับการโอนคำสั่งจากผู้ดำเนินการรายหนึ่งไปยังอีกรายหนึ่ง การเปลี่ยนระยะเวลาที่กำหนดสำหรับการดำเนินงาน
- แจ้งผู้จัดการเกี่ยวกับกระบวนการดำเนินการเอกสาร
- การป้อนข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่เสร็จสมบูรณ์ลงในแบบฟอร์มการลงทะเบียน การนำงานออกจากการควบคุม
- การก่อตัวของข้อมูลอ้างอิงเชิงวิเคราะห์และรายงานเกี่ยวกับการควบคุมเวลา
ความแตกต่าง
การกระทำทั้งหมดที่ต้องดำเนินการและตอบสนองควรอยู่ภายใต้การควบคุม ในเอกสารการบริหาร การตัดสินใจเป็นเรื่องของการเฝ้าติดตาม ในเวลาเดียวกัน แต่ละรายการที่อยู่ในนั้น (นั่นคือ แต่ละงาน การมอบหมาย) จะถูกควบคุม
เลขาหัวหน้าต้องควบคุมการดำเนินการคำสั่งทางวาจาของหัวหน้า
ระบบตรวจสอบอัตโนมัติ
เมื่อเร็วๆ นี้ องค์กรจำนวนมากใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์และฐานข้อมูลในการทำงาน ระบบอัตโนมัติอำนวยความสะดวกในกิจกรรมขององค์กรอย่างมาก ประหยัดเวลาสำหรับพนักงาน
เมื่อลงทะเบียนเอกสาร การควบคุมจะดำเนินการโดยอัตโนมัติเมื่อกรอกข้อมูลในคอลัมน์ "วันที่ครบกำหนด" ในขณะเดียวกันกับตัวเองเอกสารอาจประทับตราเมื่อยอมรับการควบคุม การปรากฏตัวของมันจำเป็นสำหรับนักแสดงมากกว่า
เพื่อให้แน่ใจว่ามีการควบคุมในปัจจุบัน พนักงานที่รับผิดชอบทุกวัน ปกติแล้วคือช่วงเริ่มต้นของวัน ให้ตรวจสอบรายการเอกสาร ซึ่งเวลาดำเนินการจะหมดอายุในวันนั้น ในองค์กรที่ใช้ระบบอีเมลภายใน คำเตือนเกี่ยวกับระยะเวลาหมดอายุจะถูกส่งไปยังพีซีของนักแสดงในลักษณะอัตโนมัติ คุณยังสามารถตั้งค่าซอฟต์แวร์ให้พิมพ์เอกสารที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติได้
ทำงานระยะยาวให้เสร็จ
การควบคุมการดำเนินการเอกสารที่มีคำสั่งที่ซับซ้อนจะดำเนินการเป็นขั้นตอน รวมถึงการตรวจสอบปัจจุบัน การป้องกัน และติดตามผล
การควบคุมปัจจุบันได้ถูกกล่าวถึงข้างต้นแล้ว มีการดำเนินการตรวจสอบเชิงป้องกันในเอกสาร กำหนดเส้นตายที่จะหมดอายุใน 2-3 วัน ดังนั้นพนักงานยังมีเวลาทำงานให้เสร็จ
คำสั่งจะถูกลบออกจากการควบคุมหลังจากดำเนินการ สามารถแสดงออกในการเรียบเรียงและส่งตอบกลับ รับเอกสารยืนยัน ฯลฯ ผลลัพธ์ของการดำเนินการจะถูกบันทึกไว้ในบัตรลงทะเบียน นอกจากนี้ยังระบุวันที่ดำเนินการ จำนวนกรณีที่ยื่นกระดาษ
การควบคุมสุดท้าย
มีให้สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ การตรวจสอบขั้นสุดท้ายดำเนินการโดยพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามคำสั่งหรือเลขานุการ
ปกติบริษัทกำหนดความถี่ในการเฝ้าติดตาม การตรวจสอบสามารถทำได้ทุกเดือน ไตรมาส หรือสัปดาห์ อันที่จริง การควบคุมขั้นสุดท้ายคือการประเมินวินัยการปฏิบัติงานในองค์กรและในแผนกโครงสร้าง
FZ № 229
รูปแบบหนึ่งของการปกป้องผลประโยชน์ของอาสาสมัครคือกระบวนการยุติธรรม ในทางปฏิบัติ การเรียกร้องที่พบบ่อยที่สุดถือเป็นคำแถลงที่เรียกร้องให้มีการชดเชยสำหรับการละเมิดสิทธิบางอย่าง การดำเนินการดังกล่าวจบลงด้วยกระบวนการบังคับใช้
หลังจากมีผลใช้บังคับของการตัดสินใจในคดีนี้ผู้สมัครจะได้รับเอกสารผู้บริหาร กำหนดเวลาในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับพวกเขาจะถูกกำหนดโดยพนักงานของ FSSP (ปลัดอำเภอ)
ในส่วนที่ 1 30 ของมาตรา FZ No. 229 กำหนดว่าพื้นฐานสำหรับการเริ่มดำเนินการคือเอกสารผู้บริหารและคำชี้แจงของผู้อ้างสิทธิ์ เอกสารเหล่านี้นำเสนอ ณ สถานที่ที่ใช้มาตรการบังคับตามกฎหมายกำหนดตามบทบัญญัติของศิลปะ 33 แห่งพระราชบัญญัติดังกล่าว
กำหนดส่งเอกสารสำหรับการดำเนินการคือ 3 วันนับจากวันที่ส่งไปยังแผนก FSSP IL (คำสั่งผู้บริหาร) ที่มีความต้องการส่งคืนเด็กที่โอนหรือถือครองในสหพันธรัฐรัสเซียอย่างผิดกฎหมายสำหรับการใช้สิทธิ์การเข้าถึงที่เกี่ยวข้องกับเขาตามสนธิสัญญาระหว่างประเทศตลอดจนคำขอค้นหาของเขา จะถูกส่งไปยังปลัดอำเภอไม่เกินวันถัดไปหลังจากเข้าสู่ FSSP
การเริ่มดำเนินการหรือการปฏิเสธที่จะดำเนินการออกโดยพระราชกฤษฎีกา ออกให้ภายใน 3 วันนับจากวันที่ปลัดอำเภอได้รับวัสดุ
หากต้องดำเนินการ IL ทันที หลังจากที่ได้รับการยอมรับในหน่วย FSSP แล้ว จะถูกโอนไปยังพนักงานที่มีอำนาจขยายไปถึงสถานที่ดำเนินการ หากไม่อยู่ ปลัดอำเภออีกคนจะได้รับเอกสาร ในกรณีนี้ การตัดสินใจเปิดการผลิตหรือปฏิเสธต้องดำเนินการภายในหนึ่งวันหลังจากเข้าใช้บริการ
หากคำสั่งประหารชีวิตเข้าสู่ FSSP เป็นครั้งแรก ปลัดอำเภอจะกำหนดระยะเวลาสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งประหารโดยสมัครใจ ระยะเวลาที่เกี่ยวข้องระบุไว้ในมติในการเริ่มดำเนินการ ในเวลาเดียวกัน ปลัดอำเภอมีหน้าที่เตือนลูกหนี้เกี่ยวกับความเป็นไปได้ของการใช้มาตรการบังคับหลังจากหมดระยะเวลาที่กำหนดสำหรับการดำเนินการโดยสมัครใจ ลูกหนี้ยังได้รับแจ้งด้วยว่าเขาจะถูกเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตามที่ระบุไว้ในมาตรา 112 และ 116 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 229 รวมทั้งค่าธรรมเนียมการดำเนินการ
เงื่อนไขสำหรับการดำเนินการโดยสมัครใจของเอกสารผู้บริหารตามส่วนที่ 12 ของศิลปะ 30 เท่ากับห้าวัน การคำนวณเริ่มนับแต่วันที่ลูกหนี้ได้รับแจ้งมติ ในกรณีหลีกเลี่ยงไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบจะได้รับแจ้งการเริ่มกระบวนการบังคับใช้ กฎหมายกำหนดไว้สำหรับตัวอย่างเช่นมาตรการเช่นการยึดทรัพย์สินที่มีการขายในภายหลัง