การควบคุมภายในและการตรวจสอบควรเกิดขึ้นอย่างภาคภูมิใจในบริษัทใดๆ ที่มีทรัพยากรจำกัดและไม่ต้องการที่จะล้มละลาย ในดินแดนที่กว้างใหญ่ของรัสเซีย แง่มุมนี้ไม่สูญเสียความเกี่ยวข้องทั้งในแง่กฎหมาย เชิงสถาบัน และด้านวิชาชีพ แล้วองค์กรตรวจสอบภายในคืออะไร
จัดการกับคำศัพท์
มาสนใจแนวคิดพื้นฐานกันก่อน อันดับแรกเราจะวิเคราะห์ว่าการตรวจสอบภายในคืออะไร วลีนี้ใช้เพื่อแสดงถึงกิจกรรมที่ควบคุมโดยเอกสารภายในขององค์กรเพื่อควบคุมงานโครงสร้างและหน่วยงานด้านต่างๆ ในแง่มุมต่างๆ ซึ่งดำเนินการโดยตัวแทนของหน่วยงานที่ได้รับมอบอำนาจภายในกรอบการทำงานที่จัดตั้งขึ้น
ผู้บริโภคปลายทางของข้อมูลอาจเป็นคณะกรรมการ การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกของบริษัท คณะผู้บริหาร และอื่นๆ
เป้าหมายที่ติดตามคือการช่วยให้ลิงก์การจัดการควบคุมองค์ประกอบต่างๆ ของระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานหลัก -ให้ข้อมูลที่เชื่อถือได้ในเรื่องต่างๆ ที่น่าสนใจ ผู้ตรวจสอบภายในทำหน้าที่ทั่วไป:
- ประเมินความเพียงพอของระบบควบคุม ซึ่งหมายถึงการตรวจสอบลิงก์ ให้ข้อเสนอที่มีเหตุผลและสมเหตุสมผลโดยมุ่งเป้าไปที่การขจัดข้อบกพร่องที่ระบุ ตลอดจนเตรียมคำแนะนำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการ
- ประเมินผลการปฏิบัติงาน. หมายถึงการนำเสนอการประเมินของผู้เชี่ยวชาญในด้านต่างๆ ของการทำงานขององค์กร รวมถึงการจัดเตรียมข้อเสนอที่มีเหตุผลในแง่ของการปรับปรุง
ความหลากหลายของสายพันธุ์
ระบบตรวจสอบภายในคืออะไร ? ไฮไลท์:
- การตรวจสอบการทำงานของระบบการจัดการ ดำเนินการเพื่อประเมินผลิตภาพและประสิทธิภาพของกิจกรรมทางเศรษฐกิจส่วนใด ๆ
- การตรวจสอบข้ามสายงาน. ประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานของงานต่างๆ ตลอดจนการเชื่อมต่อโครงข่ายและปฏิสัมพันธ์ในประเทศ
- การตรวจสอบองค์กรและเทคโนโลยีของระบบการจัดการ แสดงในแบบฝึกหัดการควบคุมลิงก์ต่างๆ ทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเป็นที่สนใจ ให้ความสำคัญกับเหตุผลทางเทคโนโลยีและ/หรือองค์กรเป็นพิเศษ
- ตรวจสอบกิจกรรม. เกี่ยวข้องกับการดำเนินการสำรวจตามวัตถุประสงค์และการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมของงานทั้งหมดและโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ เพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุง นอกจากนี้,การตรวจสอบองค์ประกอบที่เชื่อมโยงองค์กรกับสภาพแวดล้อมภายนอกสามารถเปิดใช้งานได้ ตัวอย่าง ได้แก่ ความสัมพันธ์แบบมืออาชีพ รูปภาพ และอื่นๆ ในที่นี้ ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องเผชิญกับคำถามในการค้นหาจุดแข็งและจุดอ่อนของงานขององค์กร และการประเมินความมั่นคงของตำแหน่งในระบบระดับสูงและโอกาสในการพัฒนาและการเติบโต
- หากดำเนินการตรวจสอบพร้อมกันในสี่จุดก่อนหน้า จะถูกกำหนดให้เป็นการตรวจสอบที่ครอบคลุมของระบบการจัดการขององค์กร
- กำลังตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในกรณีนี้ จะมีการตั้งกฎหมาย ข้อบังคับ และคำสั่งของหน่วยงานจัดการของโครงสร้างองค์กรหรือไม่
- กำลังตรวจสอบความเหมาะสม. มันแสดงถึงการใช้การควบคุมกิจกรรมของเจ้าหน้าที่ในแง่ของความมีเหตุผล ความสมเหตุสมผล ความได้เปรียบ ความมีประโยชน์ ความถูกต้องของการตัดสินใจ
ทฤษฎีการสร้างระบบ
เราพิจารณาประเด็นทางทฤษฎีแล้ว แต่บริการตรวจสอบภายในเกิดขึ้นได้อย่างไร? ในขั้นต้น ฝ่ายบริหารจะพัฒนานโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานของบริษัท แต่พนักงานไม่สามารถเข้าใจพวกเขาได้ตลอดเวลา พวกเขามักจะเพิกเฉย และบางครั้งผู้จัดการไม่มีเวลาเพียงพอที่จะตรวจสอบและตรวจจับข้อบกพร่องในเวลาที่เหมาะสม มีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างบริการตรวจสอบภายใน หน้าที่ของพวกเขาคือช่วยผู้จัดการในเรื่องการควบคุม ให้การป้องกันการละเมิดสำนักงานและข้อผิดพลาด ระบุพื้นที่เสี่ยงและการทำงานเพื่อขจัดปัญหาการขาดแคลนหรือข้อบกพร่องในอนาคต นอกจากนี้ยังสามารถช่วยระบุและขจัดจุดอ่อนในระบบการจัดการ ทั้งหมดนี้ควรปรึกษากับผู้มีอำนาจสูงสุดซึ่งจะมีการรวบรวมข้อมูล
ขั้นตอนการสร้างระบบ
สมมติว่าเราจำเป็นต้องตรวจสอบภายในองค์กรให้มีคุณภาพสูงและสมบูรณ์ ในการทำเช่นนี้ คุณควรจัดระเบียบกระบวนการหลายขั้นตอน ซึ่งรวมถึงขั้นตอนต่อไปนี้:
- การวิเคราะห์เชิงวิพากษ์ตามด้วยการเปรียบเทียบเป้าหมายทางเศรษฐกิจที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ของการทำงานขององค์กร กลยุทธ์และยุทธวิธีของโครงสร้าง แนวทางการดำเนินการ โอกาส
- กำลังพัฒนาและจัดทำเอกสารแนวคิดทางธุรกิจที่ได้รับการปรับปรุงซึ่งสะท้อนถึงความต้องการและความต้องการทั้งหมด นอกจากนี้ยังควรจัดให้มีชุดของมาตรการที่จะช่วยให้ดำเนินการและพัฒนาได้สำเร็จในอนาคต นอกจากนี้ จำเป็นต้องใส่ใจกับประเด็นที่สำคัญที่สุด สำหรับพวกเขา อาจมีการเตรียมข้อกำหนดแยกต่างหากที่ส่งผลต่อบุคลากร การบัญชี การจัดหา การตลาด นวัตกรรม การผลิตและเทคโนโลยี นโยบายการเงินและการลงทุน ควรอิงจากการวิเคราะห์เชิงลึกของแต่ละองค์ประกอบและเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กร
- การวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโครงสร้างปัจจุบันพร้อมการปรับในภายหลัง มีการพัฒนาบทบัญญัติที่ส่งผลต่อโครงสร้างองค์กรซึ่งจำเป็นต้องอธิบายการเชื่อมโยงองค์กรทั้งหมดซึ่งระบุถึงการบริหารงานและระเบียบวิธีการอยู่ใต้บังคับบัญชา พื้นที่ของกิจกรรม หน้าที่ดำเนินการ กฎระเบียบของความสัมพันธ์ มีการสร้างแบบแผนเวิร์กโฟลว์
- การจัดตั้งหน่วยตรวจสอบภายใน
- การพัฒนาขั้นตอนมาตรฐาน จัดเตรียมสำหรับการสร้างคำสั่งอย่างเป็นทางการสำหรับการควบคุมธุรกรรมทางเศรษฐกิจและการเงินที่เฉพาะเจาะจง สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการประเมินระดับคุณภาพ (ความน่าเชื่อถือ) ของข้อมูล การจัดการทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างผู้เชี่ยวชาญ
ทำไมการควบคุมภายในและการตรวจสอบจึงจำเป็น
ความได้เปรียบของการตัดสินใจดังกล่าวสามารถอธิบายได้ดังนี้:
- อนุญาตให้ฝ่ายบริหารควบคุมฝ่ายต่าง ๆ ขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิผล
- การตรวจสอบและวิเคราะห์เป้าหมายที่ดำเนินการโดยผู้ตรวจสอบทำให้สามารถระบุปริมาณสำรองการผลิตและวางรากฐานสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพ ตลอดจนพื้นที่การพัฒนาที่มีแนวโน้มมากที่สุด
- ผู้เชี่ยวชาญที่บ่าใช้การควบคุมมักจะทำหน้าที่ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับบริการด้านบัญชีและการเงินและเศรษฐกิจตลอดจนเจ้าหน้าที่ขององค์กรหลัก สาขาและ บริษัท ย่อย
ในกรณีเช่นนี้ ตามกฎแล้วจะใช้รูปแบบทั่วไปหนึ่งแบบเพื่อให้ครอบคลุมและประสิทธิผลสูงสุด หน้าตาประมาณนี้
- ช่วงเฉพาะของปัญหาที่จะแก้ไขโดยแผนกตรวจสอบภายในได้รับการระบุและกำหนดไว้อย่างชัดเจน สำหรับพวกเขา ระบบเป้าหมายถูกสร้างขึ้นที่สอดคล้องกันนโยบายบริษัท
- กำหนดหน้าที่หลักที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- การรวมอินดิเคเตอร์ประเภทเดียวกันเข้าเป็นกลุ่ม และสร้างหน่วยโครงสร้างพื้นฐานที่เชี่ยวชาญในการประมวลผล การนำไปใช้งาน และความสำเร็จ
- กำลังพัฒนารูปแบบความสัมพันธ์ที่กำหนดหน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบ สิ่งนี้จะต้องดำเนินการสำหรับแต่ละหน่วยโครงสร้าง โดยบันทึกผลลัพธ์ในข้อบังคับและรายละเอียดงาน
- การเชื่อมต่อขององค์ประกอบทั้งหมดของระบบเป็นหนึ่งเดียว การกำหนดสถานะองค์กร
- การรวมแผนกตรวจสอบภายในเข้ากับส่วนอื่น ๆ ของโครงสร้างการจัดการองค์กร
- การพัฒนามาตรฐานงานภายใน
หลังจากนั้น เราสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการดำเนินการตรวจสอบภายในได้
เกี่ยวกับหลักการและข้อกำหนด
ต้องทำอย่างไรจึงจะได้ระบบที่มีประสิทธิภาพ? ในการทำเช่นนี้ จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามประเด็นต่อไปนี้:
- หลักความรับผิดชอบ. ระบุว่าเมื่อมีการตรวจสอบภายใน บุคคล (กลุ่มคน) ที่ดำเนินการตรวจสอบควรมีความรับผิดชอบทางวินัย การบริหาร และเศรษฐกิจสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่เหมาะสม
- หลักความสมดุล เชื่อมโยงอย่างแยกไม่ออกกับก่อนหน้านี้ มันระบุว่าผู้สอบบัญชีไม่สามารถได้รับหน้าที่ควบคุมโดยไม่ต้องให้วิธีการดำเนินการ นอกจากนี้ ไม่ควรออกอะไรเพิ่มเติมที่จะไม่ใช้ในกิจกรรมการทำงาน
- หลักการรายงานการเบี่ยงเบนอย่างทันท่วงที เขากล่าวว่าข้อมูลเพิ่มเติมใด ๆ ที่เปิดเผยในช่วงเวลาที่มีการตรวจสอบภายในควรถูกโอนไปยังลิงค์การจัดการโดยเร็วที่สุด หากไม่เป็นไปตามข้อกำหนดนี้และการเบี่ยงเบนที่ไม่ต้องการรุนแรงขึ้น ความหมายของการควบคุมก็จะสูญหายไป
- หลักการโต้ตอบระหว่างระบบที่มีการจัดการและการปกครอง ระบุว่าระบบควบคุมควรมีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะทำให้มีการตรวจสอบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและเพียงพอ
- หลักความซับซ้อน มันบอกว่าการควบคุมภายในและการตรวจสอบอย่างเต็มรูปแบบควรครอบคลุมวัตถุประเภทต่างๆ
- หลักการแบ่งแยกหน้าที่ มีการแบ่งหน้าที่ระหว่างผู้เชี่ยวชาญในลักษณะที่ลดการใช้อำนาจในทางที่ผิดและไม่อนุญาตให้บุคคลซ่อนข้อเท็จจริงที่เป็นปัญหา
- หลักการอนุมัติและอนุญาต มันให้การประสานงานอย่างเป็นทางการของการดำเนินงานทางการเงินและเศรษฐกิจที่กำลังดำเนินอยู่ทั้งหมดโดยเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องภายในอำนาจของพวกเขาควรได้รับการประกัน
ข้อกำหนดพื้นฐานเพื่อความสำเร็จ
เราตรวจสอบภายในค่อนข้างดีอยู่แล้ว คุณสมบัติที่จำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพคือ:
- เรียกร้องการละเมิด. ให้ความต้องการในการสร้างเงื่อนไขเฉพาะที่ทำให้องค์กรหรือพนักงาน (กลุ่มของพวกเขา) เสียเปรียบและกระตุ้นการขจัดความเบี่ยงเบน
- หลีกเลี่ยงการควบคุมหลักมากเกินไปกับคนคนเดียวที่อาจนำไปสู่การรายงานที่ผิดพลาดและ/หรือการละเมิด
- ต้องการผลประโยชน์จากฝ่ายบริหาร ต้องให้ความร่วมมืออย่างยุติธรรมและร่วมกันของเจ้าหน้าที่ควบคุมและการจัดการ
- ข้อกำหนดสำหรับความเหมาะสม (การยอมรับได้) ของระเบียบวิธีควบคุมภายใน โดยมีเงื่อนไขว่าเป้าหมายและวัตถุประสงค์จะต้องมีเหตุผลและสมควร ตลอดจนการกระจายหน้าที่ดำเนินการ
- ความต้องการพัฒนาและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อเวลาผ่านไป แม้แต่วิธีการขั้นสูงสุดก็ล้าสมัย ดังนั้นระบบจะต้องยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับงานใหม่แม้ว่าจะมีการปรับเปลี่ยนก็ตาม
- ลำดับความสำคัญ การควบคุมการดำเนินการเล็กน้อยไม่ควรเบี่ยงเบนความสนใจจากงานที่สำคัญจริงๆ
- การยกเว้นขั้นตอนการควบคุมที่ไม่จำเป็น จำเป็นต้องจัดกิจกรรมอย่างมีเหตุผลโดยไม่ต้องใช้เงินและแรงงานเพิ่มเติม
- ความรับผิดชอบเดียว ความต้องการในการดำเนินการและการสังเกตต้องมาจากศูนย์เดียว (รายบุคคลหรือเฉพาะกลุ่ม)
- ข้อกำหนดของระเบียบ ประสิทธิผลของระบบการกำกับดูแลภายในโดยตรงนั้นขึ้นอยู่กับว่าเอกสารด้านกฎระเบียบคาดการณ์ถึงปัญหาใดและจำนวนเท่าใด
- ข้อกำหนดสำหรับการทดแทนการทำงานที่เป็นไปได้ หากหน่วยงานควบคุมภายในรายหนึ่งถอนตัวจากกระบวนการตรวจสอบชั่วคราว การดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลเสียต่อกระบวนการหรือกิจกรรมที่ขัดจังหวะ
ประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เมื่อเปรียบเทียบการตรวจสอบภายนอกกับการตรวจสอบภายใน ค่ายสำคัญสองแห่งก่อตัวขึ้น แต่ละแห่งมีวิสัยทัศน์ของตนเองว่าอะไรเหมาะสมที่สุด พวกเขาสำรองตำแหน่งด้วยข้อโต้แย้งที่ค่อนข้างหนักแน่น ดังนั้น การตรวจสอบภายในที่ดีจึงขึ้นอยู่กับความรู้ของกลไกภายในในองค์กร และระบุประเด็นที่อาจเป็นอันตรายหรือมีแนวโน้มว่าจะเกิดอันตรายได้มากมาย ในขณะที่การมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกช่วยลดความเห็นอกเห็นใจส่วนบุคคลและรับรองความเป็นกลางของการตรวจสอบ โดยทั่วไป แต่ละองค์กร ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ตัดสินใจอย่างอิสระว่าจะใช้บริการใด แต่ขึ้นอยู่กับผู้จัดการในการปรับปรุงผลงานของพวกเขา
จะปรับปรุงประสิทธิภาพของการควบคุมภายในได้อย่างไร
เราทุกคนต้องการมากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรน้อยลง เป็นไปได้หรือไม่ที่จะพิจารณากระบวนการตรวจสอบภายในและเพิ่มประสิทธิภาพ? ค่อนข้าง. ต้องทำอะไรเพื่อสิ่งนี้? ทางเลือกที่ง่ายที่สุดคือการพัฒนาบรรทัดฐานทางจริยธรรมและมาตรฐานทางวิชาชีพ หากเพียงพอ การปฏิบัติตามข้อใดข้อหนึ่งของพวกเขาจะทำให้งานมีคุณภาพสูง
นอกจากนี้ ผู้บริหารระดับสูงควรตรวจสอบระบบควบคุมภายในเป็นระยะ ผู้ตรวจสอบควรทำอย่างไร? ภาพเหมือนในอุดมคติของพวกเขาคืออะไร? สถาบันผู้ตรวจสอบภายในเปิดดำเนินการในสหรัฐอเมริกาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2484 ในสหพันธรัฐรัสเซีย โครงสร้างนี้เพิ่งเริ่มปรากฏ ดังนั้นเราจึงใช้ประสบการณ์ของเพื่อนร่วมงานต่างชาติ สถาบันผู้ตรวจสอบภายในออกเอกสารแนะนำจำนวนหนึ่งซึ่งเดิมพันหลักอยู่ที่:
- อิสรภาพ. การปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นกลางและการแสดงออกของการตัดสินที่เป็นกลางนั้นแสดงให้เห็นโดยนัย ในขณะเดียวกัน คุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาการตัดสินของเพื่อนร่วมงาน
- ความเที่ยงธรรม จุดนี้ต่อจากจุดก่อนหน้าโดยตรง ความเที่ยงธรรมต้องทำงานด้วยทักษะและความซื่อสัตย์ ในการรวบรวมรายงาน ผู้เชี่ยวชาญต้องแยกข้อเท็จจริงออกจากการเก็งกำไรอย่างชัดเจน
- ความภักดี. นี่หมายความว่าผู้ตรวจสอบภายในไม่ควรรู้เท่าทันมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือผิดกฎหมายที่อาจทำให้ผลลัพธ์ถูกทำให้เสียชื่อเสียง
- ความรับผิดชอบ. สันนิษฐานว่าผู้เชี่ยวชาญต้องปฏิบัติงานตามความสามารถและความสามารถทางวิชาชีพของตนเท่านั้น เขาต้องรับผิดชอบต่อการกระทำของเขาด้วย
- ความเป็นส่วนตัว. ต้องใช้ความระมัดระวังในการใช้ข้อมูลที่เข้าถึงได้ในการปฏิบัติหน้าที่
ตัวอย่างสุดท้าย
ท้ายบทความครับ เราได้พิจารณาแล้วว่าการตรวจสอบภายในคืออะไร ตัวอย่างจะรวบรวมความรู้ที่ได้รับ สมมุติว่าเรามีโครงสร้างทางการค้า ทันใดนั้น รายได้ที่ลดลงก็เริ่มมีการบันทึก แม้ว่าปริมาณงานและการหมุนเวียนจะไม่เปลี่ยนแปลง เพื่อหาสาเหตุ การตรวจสอบทางการเงินภายในจึงเริ่มต้นขึ้น เริ่มแรกมีความคุ้นเคยกับเอกสารที่อธิบายการเคลื่อนไหวของกองทุนการดำเนินงานและอื่นๆ กำลังศึกษาความถูกต้องของการออกแบบและไม่มีร่องรอยของการปลอมแปลง หากไม่พบสิ่งใดน่าสงสัยในกรณีนี้ การตรวจสอบทางการเงินภายในจะเข้าสู่ขั้นตอนของการกระทบยอดของสถานการณ์จริงและสถานการณ์ที่แสดงในเอกสารประกอบ ตัวอย่างเช่นจะตรวจสอบในคลังสินค้าว่าวัสดุที่ระบุ ช่องว่าง ชิ้นส่วนของอุปกรณ์มีอยู่จริงหรือไม่ ยังให้ความสนใจกับวัสดุสิ้นเปลือง ดังนั้น หากรถยนต์คันหนึ่งเดินทาง 100 กิโลเมตรต่อวัน และในขณะเดียวกันก็ใช้น้ำมันได้ 50 ลิตร ก็น่าจะเป็นเรื่องที่น่าสงสัย จำเป็นต้องศึกษาทุกแง่มุมที่เป็นไปได้ของการขาดแคลน ของเสีย และการโจรกรรมอย่างรอบคอบ เมื่อการตรวจสอบภายในเสร็จสิ้นแล้ว ควรส่งเอกสารให้ผู้บริหารระดับสูงทันที เพื่อป้องกันปัญหาที่ระบุรุนแรงขึ้น และเพื่ออำนวยความสะดวกในการดำเนินการแก้ไขอย่างทันท่วงทีอย่างเพียงพอ