ในความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ไม่เพียงแต่การสนทนาเป็นสิ่งสำคัญ แต่ยังรวมถึงการโต้ตอบกันด้วย เนื่องจากข้อมูลที่นำเสนอในรูปแบบข้อความนั้นง่ายต่อการรับรู้ จึงสามารถบันทึกและเข้าถึงได้หลายครั้ง ในโลกสมัยใหม่ เชื่อกันว่าการเขียนจดหมายเป็นอาชีพที่ล้าสมัยและไม่เกี่ยวข้อง อันที่จริงในชีวิตประจำวันผู้คนมักหันไปใช้ประเภท epistolary ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะเข้าใจรูปแบบการเขียนและมีทักษะในการเขียน
"สไตล์" คืออะไร
สไตล์ในภาษาศาสตร์มีความหมายอย่างไร? รูปแบบของการพูด ข้อความ การเขียน เป็นชุดของวิธีการทางภาษาที่บุคคลแสดงความคิดของตนด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร รูปแบบการพูดในภาษารัสเซียมีรูปแบบการทำงานหลักห้าแบบ:
- ภาษาพูด;
- ศิลปะ;
- วารสารศาสตร์;
- วิทยาศาสตร์;
- ทางการ
นักภาษาศาสตร์บางคนแยกแยะรูปแบบเพิ่มเติมอีกสองรูปแบบ: คำสารภาพและบทส่งท้าย ส่วนหลังควรค่าแก่การอธิบายเพิ่มเติม
ประเภทของตัวอักษร
Epistolary style คือชุดของเทคนิคทางภาษาที่ใช้ในการเขียนจดหมาย ชื่อมาจากคำภาษากรีก epistola ซึ่งสามารถแปลว่า "ข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร" ในสถานการณ์ใดรูปแบบหนึ่ง รูปแบบนี้จะยืมลักษณะของรูปแบบการพูดหลัก
ขึ้นอยู่กับผู้รับและวัตถุประสงค์ของข้อความ การติดต่อแบ่งออกเป็นหลายประเภทหรือรูปแบบการเขียน:
- ไม่เป็นทางการ.
- ทางการ (ธุรกิจ).
หากจุดประสงค์ของจดหมายคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ จดหมายโต้ตอบดังกล่าวจะมีคุณลักษณะของรูปแบบทางวิทยาศาสตร์ รูปแบบจดหมายฝากยังใช้บ่อยมากในวารสารศาสตร์เมื่อผู้เขียนในจดหมายของเขาสามารถพูดกับทั้งบุคคลที่เฉพาะเจาะจงและสาธารณะทั้งหมดโดยเรียกร้องให้มีการดำเนินการ
คุณสมบัติของตัวอักษร
ลักษณะการเขียนแต่ละแบบจะแตกต่างกัน แต่มีคุณลักษณะบางอย่างที่รวมเข้าด้วยกัน ในการเขียนข้อความใด ๆ การปฏิบัติตามโครงสร้างบางอย่างเป็นสิ่งสำคัญมาก จำเป็นต้องแยกแยะผู้รับและผู้รับเพื่อกำหนดบทบาททางสังคมของพวกเขา ระบุสาระสำคัญของข้อความอย่างถูกต้องและรัดกุมที่สุดโดยใช้เครื่องมือภาษาที่ได้รับเลือกอย่างถูกต้องสำหรับสถานการณ์นี้
ผู้เขียนจดหมายสามารถใช้สำนวนและชุดวลีต่างๆ ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ การติดต่อมักจะเปิดเผยบุคลิกภาพและบุคลิกภาพของผู้รับ ในขอบเขตที่มากขึ้น สิ่งนี้จะแสดงในรูปแบบการเขียนที่ไม่เป็นทางการ เมื่อผู้เขียนมีโอกาสใช้ภาษาต้นฉบับมากขึ้นผลัดกันหรือวิธีการอื่นในการถ่ายทอดความคิดและความรู้สึกของตนไปยังผู้รับ จดหมายไม่ได้เป็นเพียงการเขียนคนเดียว บางครั้งมีองค์ประกอบของบทสนทนาอยู่ด้วย เช่น เมื่อผู้เขียนพูดกับผู้รับ รูปแบบจดหมายฝากยังมีลักษณะการพูดและการเขียนผสมกัน
รูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันแสดงถึงรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกันและใช้ความคิดโบราณที่ต่างกัน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดและเนื้อหาข้อมูลของข้อความ ควรทราบองค์ประกอบและกฎการเขียนของข้อความ
โครงสร้างอีเมล
ลักษณะเฉพาะของรูปแบบจดหมายฝากคือการจัดองค์ประกอบ ผู้คนหลงทางในการติดต่อโต้ตอบหลากหลายประเภท ซึ่งทำให้เกิดคำถามว่าจะเขียนจดหมายอย่างไร โครงสร้างทั่วไปของตัวอักษรทั้งหมดสามารถลดลงเป็นองค์ประกอบต่อไปนี้:
- เริ่มกล่าวปราศรัยกับผู้รับ
- ส่วนหลักเปิดเผยแก่นของข้อความ
- ตอนจบหรือบทสรุปที่สรุปทุกอย่างที่เขียน
- ลายมือชื่อผู้แต่งและวันที่เขียน
- ในบางกรณี ตัวลง (ป.ล.) ที่มีข้อมูลเพิ่มเติม
จดหมายส่วนตัว
รูปแบบการเขียนส่วนตัวที่น่าสนใจและหลากหลายที่สุด ข้อความดังกล่าวเป็นหน้าไดอารี่ประเภทหนึ่งที่ผู้เขียนแสดงความคิดและประสบการณ์ที่ลึกที่สุดของเขา ระดับของการเปิดเผยขึ้นอยู่กับความใกล้ชิดของความสัมพันธ์ระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
ผู้รับจดหมายส่วนตัวมักจะเป็นสมาชิกในครอบครัว ญาติ เพื่อนฝูง ลักษณะของการติดต่อดังกล่าวมีความใกล้ชิดและเป็นความลับอย่างเคร่งครัดผู้เขียนถูกติดตามอย่างชัดเจนตลอดทั้งเรื่องหรือคำสารภาพ อาจเป็นเรื่องราวเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอดีต ข้อคิดเห็นในหัวข้อต่างๆ การสังเกต หรือคำแนะนำต่างๆ ความคิดสร้างสรรค์ที่นี่ยอดเยี่ยมมากเพราะผู้ส่งมีคลังแสงขนาดใหญ่ของวิธีการทางศิลปะและการแสดงออก ช่วยให้สะท้อนความรู้สึกและความรู้สึกของผู้เขียนได้ชัดเจนยิ่งขึ้นในบางโอกาส ในลักษณะบางอย่างที่พวกเขาทำหน้าที่ของการแสดงออกทางสีหน้าในการสื่อสารสด ดังนั้น จดหมายส่วนตัวจึงสื่ออารมณ์และแสดงออกได้ดีมาก เพราะในตัวผู้เขียนมักไม่ลังเลในการแสดงออกที่รุนแรง บางครั้งถึงกับใช้คำหยาบคาย
ข้อความส่วนตัวไม่มีกฎการสะกดที่เข้มงวด นอกเหนือจากข้อความพื้นฐานที่ใช้กันทั่วไปในสไตล์การเขียนจดหมายเหตุทั้งหมด ที่นี่ส่งเสริมให้ผู้เขียนมีอิสระทางความคิด ความง่าย และเป็นธรรมชาติ
จดหมายในกิจกรรมทางวิทยาศาสตร์
จดหมายในสาขาวิทยาศาสตร์ถูกรวบรวมเพื่อจุดประสงค์ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางวิทยาศาสตร์ระหว่างนักวิทยาศาสตร์ นี่เป็นรายงานทางวิทยาศาสตร์ประเภทหนึ่งที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ รูปแบบการเขียนทางวิทยาศาสตร์มีลักษณะเฉพาะด้วยความแม่นยำและความสม่ำเสมอของการนำเสนอ การตีความที่คลุมเครือของข้อมูลนี้หรือข้อมูลนั้นไม่สามารถยอมรับได้ในที่นี้ เนื้อหาต้องเข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง การใช้วิทยานิพนธ์และข้อกำหนดช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ ข้อมูลทางวิทยาศาสตร์จะต้องได้รับการสนับสนุนจากข้อเท็จจริงที่เถียงไม่ได้ซึ่งยืนยันความถูกต้อง
เป้าหมายสำหรับการเขียนเชิงวิทยาศาสตร์นั้นต้องการความซ้ำซากจำเจและความแห้งแล้งในการนำเสนอ แน่นอนว่าข้อความดังกล่าวไร้ความหมายความเป็นกลางมีบทบาทชี้ขาดในเรื่องนี้ ส่วนใหญ่มักจะนำเสนอเนื้อหาในการเขียนทางวิทยาศาสตร์ในรูปแบบของการพูดคนเดียว จุดเริ่มต้นของผู้เขียนในจดหมายดังกล่าวจะลดลงเหลือน้อยที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องเน้นที่เนื้อหาของจดหมาย ไม่ใช่ในมุมมองของผู้เขียน อย่างไรก็ตาม ความคิดเห็นส่วนตัวของผู้ส่งยังคงแสดงอยู่บ้างแม้ว่าจะเป็นนัยก็ตาม
รูปแบบการเขียนข่าวในวารสารศาสตร์
เป้าหมายหลักของงานหนังสือพิมพ์คือการโน้มน้าวผู้อ่านด้วยความช่วยเหลือของคำพูดที่มีโครงสร้างที่ดี เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้เขาด้วยความคิดหรือแนวคิดบางอย่าง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ นักข่าวจำนวนมากหันไปใช้รูปแบบจดหมายที่พวกเขาเผยแพร่ในสื่อ ข้อความดังกล่าวสามารถเป็นได้สองประเภท: มีและไม่มีผู้รับ จดหมายที่ไม่มีผู้รับเฉพาะมีไว้สำหรับคนจำนวนมาก ในประเด็นหรือเหตุการณ์เฉพาะที่ได้รับความสนใจจากสาธารณชน มีจดหมายในวารสารศาสตร์ที่ส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ เช่น ประมุขแห่งรัฐหรือบุคคลสื่ออื่นๆ งานของพวกเขาคือหาผู้รับที่มีอิทธิพลในการแก้ปัญหาเร่งด่วน เรียกร้องให้ดำเนินการทันที
รูปแบบการเขียนเชิงวารสารศาสตร์แตกต่างจากการเขียนเชิงวิทยาศาสตร์มากกว่า เพื่อให้ครอบคลุมและประเมินเหตุการณ์ปัจจุบัน นักประชาสัมพันธ์ใช้วิธีการแสดงต่างๆ อย่างชำนาญ
คุณสมบัติการสะกด
นักข่าวเลือกงานสำคัญทางสังคมอย่างรอบคอบและวิเคราะห์อย่างครอบคลุมจากมุมมองของผู้เขียนจดหมายหรือลูกค้าของเขา นอกจากนี้ยังมีการตัดสินและเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่อธิบายไว้ ในการรวบรวมจดหมายดังกล่าว ทักษะการโน้มน้าวใจมีความสำคัญมาก เช่นเดียวกับความรู้ด้านจิตวิทยาของมนุษย์ นักประชาสัมพันธ์จะนำการอภิปรายไปในทิศทางที่ต้องการโดยนำไปปฏิบัติ ดังนั้นจึงทำให้ผู้อ่านมีอิสระในการเลือกเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย
จดหมายอย่างเป็นทางการ
ในระบบการจัดประเภทตัวอักษร รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการจะอยู่ในที่พิเศษ ใช้ในการติดต่อทางธุรกิจ เป็นช่องทางการสื่อสารระหว่างองค์กร การเขียนแบบเป็นทางการมีหลายประเภทที่ทำหน้าที่ต่างกัน นอกจากนี้ยังมีโครงสร้างที่ชัดเจนและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดซึ่งไม่ควรมองข้าม จดหมายธุรกิจใช้วิธีการที่มีอยู่ในรูปแบบการพูดทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อความดังกล่าวจะมีผู้รับเฉพาะ เช่น นิติบุคคลหรือบุคคล
ความเฉพาะเจาะจงของรูปแบบการเขียนทางธุรกิจอยู่ที่ภาษาที่แห้ง เป็นทางการ และซ้ำซากจำเจ ใช้เครื่องเขียน แสตมป์ ความคิดโบราณ และเทิร์นมาตรฐานจำนวนมาก รวมถึงตัวย่อประเภทต่างๆ ข้อมูลถูกนำเสนอผ่านประโยคธรรมดาทั่วไป น้ำเสียงของจดหมายอย่างเป็นทางการนั้นเป็นกลาง การนำเสนอข้อมูลมีความสมเหตุสมผลและสอดคล้องกันมากที่สุด ทั้งหมดนี้มีส่วนช่วยในการแก้ปัญหาของงานหลักในการติดต่อทางธุรกิจ: ในการถ่ายทอดข้อความที่เฉพาะเจาะจงอย่างถูกต้อง รัดกุม และเป็นกลาง โดยปราศจากการแต่งสีตามอารมณ์และอัตวิสัย
ประเภทของจดหมายราชการ
จดหมายธุรกิจแบ่งออกเป็นหลายประเภทขึ้นอยู่กับเนื้อหา โดยปกติจะมีการหยิบประเด็นหนึ่งฉบับขึ้นในจดหมายอย่างเป็นทางการแต่ละฉบับ หากจำเป็นต้องแก้ไขทันทีตั้งแต่สองตัวขึ้นไปปัญหาหลายประเภทรวมกันเป็นข้อความเดียว
แยกประเภทจดหมายธุรกิจต่อไปนี้:
- ปก - จดหมายพร้อมคำแนะนำในการส่งเอกสาร
- การรับประกัน - การยืนยันและการรวมเงื่อนไขบางประการ
- วันขอบคุณพระเจ้า - การแสดงความขอบคุณและความปรารถนาสำหรับความร่วมมือต่อไป
- เชิญ - คำเชิญอย่างเป็นทางการให้เข้าร่วมในกิจกรรม
- ยินดีด้วย
- ข้อมูลข่าวสาร
- โปรโมชั่นหรือข้อเสนอความร่วมมือ
- คำขอ
- การแจ้งเตือน
- คำขอ
- จดหมายตอบกลับ
เขียนจดหมายธุรกิจ
เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการอย่างไรให้ถูกต้อง? สิ่งสำคัญคือต้องรู้และใช้กฎหมายว่าด้วยการเรียบเรียงข้อความดังกล่าวอย่างถูกต้อง ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องของจดหมายและประเภทของจดหมาย ที่นี่คุณต้องคำนึงถึงข้อมูลทั้งหมดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วและเริ่มจากนี้ให้พิจารณาเนื้อหาและข้อโต้แย้งที่นำเสนออย่างรอบคอบ จดหมายควรให้ข้อมูลและมีเหตุผลมากที่สุด โดยไม่มีการพูดนอกเรื่องและน้ำที่ไม่จำเป็น
จดหมายธุรกิจมีสองกลุ่ม: หนึ่งมิติและหลายมิติ หรือเรียบง่ายและซับซ้อน ข้อความแบบมิติเดียวมีความกระชับและระบุปัญหาเพียงประเด็นเดียว พวกเขามักจะไม่ต้องการการตอบสนอง ตัวอักษรหลายมิติทำให้เกิดปัญหาหลายประการ ดังนั้นจึงมีโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้น องค์ประกอบของพวกเขาควรพิจารณาในรายละเอียด
ข้อความของตัวอักษรที่ซับซ้อนประกอบด้วยหลายส่วน ที่ส่วนแรกระบุแรงจูงใจที่กระตุ้นให้ผู้เขียนเขียนข้อความให้อาร์กิวเมนต์ที่จำเป็น ที่นี่จำเป็นต้องตอบคำถามเกี่ยวกับจุดประสงค์ในการสร้างจดหมายฉบับนี้ ในส่วนที่สอง ผู้เขียนจะสรุปผล เสนอแนะ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นและร้องขอ
โครงสร้างของตัวอักษรบางประเภท
จดหมายขอ:
- เหตุผลในการขอ
- คำขอนั้นเอง
- ผลลัพธ์ที่ต้องการ แสดงความขอบคุณ และความเต็มใจที่จะร่วมมือหากได้รับคำขอ
จดหมายขอ:
- เหตุผลสำคัญของคำขอ
- คำขอนั้นเอง
- ผลลัพธ์หากคำขอถูกเติมเต็ม
จดหมายปะหน้า
- ประกาศเกี่ยวกับวัสดุ
- ข้อมูลวัสดุ
จดหมายปฏิเสธคำขอ
- การทำซ้ำของคำขอก่อนหน้า
- เหตุผลในการปฏิเสธ
- แถลงการณ์ถึงข้อเท็จจริงของการปฏิเสธหรือการปฏิเสธ
บางครั้งจดหมายตอบกลับก็มีทางเลือกอื่นในการแก้ไขปัญหาที่ยกมา
งานสำนักงานสมัยใหม่ส่วนใหญ่ใช้อักษรทางการแบบหนึ่งมิติ
ออกแบบตัวอักษร
การติดต่อทางธุรกิจใช้หัวจดหมายสำหรับจดหมายราชการ ต้องเป็นไปตามมาตรฐานของรัฐบาลและมีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
- โลโก้นิติบุคคล
- ชื่อนิติบุคคล (ผู้เขียนจดหมาย)
- ติดต่อ (ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ อีเมล เว็บไซต์)
- วันที่ในจดหมาย
- หมายเลขลงทะเบียนของจดหมาย
- อ้างอิงถึงวันที่และจำนวนของข้อความที่เข้ามา (เช่น หากเป็นจดหมายตอบกลับ)
ท้ายจดหมาย ผู้ส่งระบุข้อมูลต่อไปนี้:
- ตำแหน่งและนามสกุลที่มีอักษรย่อของบุคคลที่ลงนามในจดหมาย
- ตำแหน่งและนามสกุลที่มีอักษรย่อของคอมไพเลอร์ (หากเขาไม่ใส่ลายเซ็น)
- รายการสมัคร (ถ้ามี)
นอกจากจะทำตามกฎที่เป็นทางการแล้ว กระดาษยังมีบทบาทสำคัญในการออกแบบ (หากจดหมายถูกส่งทางไปรษณีย์ธรรมดา) จะแตกต่างกันไปตามประเภทของข้อความทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น กระดาษสีขาวธรรมดาก็ใช้ได้ดีกับจดหมายทางการทั่วไป สำหรับจดหมายเชิญ ขอแสดงความยินดีด้วย เป็นการดีที่สุดที่จะเลือกกระดาษหนาหรือกระดาษนูน จดหมายขายดูดีบนกระดาษสี
ถ้อยคำที่ซ้ำซากและวลีชุด
กฎรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการต้องใช้สูตรภาษาสำเร็จรูป โครงสร้างต่อไปนี้สามารถใช้ได้ในสถานการณ์ต่างๆ:
เมื่อพิสูจน์เหตุผลและแรงจูงใจ:
- เนื่องจากขาดความช่วยเหลือทางการเงิน…
- เนื่องจากสถานการณ์เศรษฐกิจที่ยากลำบาก…
- เพื่อร่วมงานกัน…
- ตามจดหมายของคุณ…
- ตามระเบียบการ…
- ตามคำขอของคุณ…
- ในการยืนยันข้อตกลงของเรา…
- เพื่อเพิ่มความรับผิดชอบ…
- สำหรับคำขอของคุณ…
เมื่อเขียนจดหมายขอ:
- ช่วยด้วย…
- โปรดส่งไปยังที่อยู่ของเรา…
- โปรดเข้าร่วม…
- โปรดดำเนินการ…
- โปรดทราบ…
- โปรดทราบ…
- ช่วยปลดหนี้…
สำหรับการป้อนในจดหมายปะหน้า:
- กำลังส่งข้อมูล…
- การส่งคืนเอกสารอ้างอิง…
- เรากำลังส่งสัญญาที่ลงนามจากฝ่ายของเรา…
- กำลังส่งเอกสารอ้างอิง…เป็นต้น
อีเมลยืนยันเริ่มดังนี้:
- กำลังคอนเฟิร์ม…
- ขอแสดงความนับถือ…
เมื่อเขียนจดหมายตอบกลับ (ไม่เป็นไปตามคำขอ):
- ข้อเสนอของคุณถูกปฏิเสธด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้…
- ร่างแผนปฏิบัติการร่วมที่ส่งถึงเราได้รับการศึกษาแล้ว เราถือว่ายอมรับไม่ได้ด้วยเหตุผลดังต่อไปนี้…
- เราพิจารณาคำขอของคุณสำหรับการทำงานร่วมกัน…
คำสุดท้ายของข้อความในจดหมายสามารถเป็นดังต่อไปนี้:
- เราขอให้คุณส่งข้อมูลให้เรา
- เราขอให้คุณอย่าตอบกลับช้า
- ขออภัยที่ตอบกลับล่าช้า
- เราหวังว่าคำขอของเราจะสำเร็จ
เมื่อร่างจดหมายเชิญ:
- ยินดีต้อนรับเข้าร่วม…
- กรุณาส่งตัวแทน…
เมื่อร่างหนังสือค้ำประกัน:
- รับประกันการชำระเงิน…
- รับประกันคุณภาพสินค้า…
- รับประกันเส้นตาย…
ช่องว่างเหล่านี้ช่วยคุณได้ทำให้ถูกต้อง