บทความนี้ให้คำอธิบายสำหรับแนวคิดต่างๆ เช่น เอกสารขาเข้าและขาออก โฟลว์เอกสารและโครงสร้าง โฟลว์เอกสาร โหมดและวัฏจักร เอกสารภายในและภายนอก วิธีการเน้นข้อมูลที่จำเป็นและการจัดเก็บในกรณีปัจจุบันและเอกสารสำคัญในระหว่างการทำงานในสำนักงาน
ประเภทของโฟลว์เอกสาร
ในยุคของข้อมูลข่าวสารนี้ เป็นไปไม่ได้ที่จะจินตนาการถึงการดำเนินงานของโครงสร้างการผลิต การบริโภค กฎระเบียบ หรือการจัดจำหน่ายใดๆ โดยไม่มีเอกสารประกอบ การทำงานกับเอกสารในเอกสารข้อมูลในปัจจุบันและยุคอิเล็กทรอนิกส์กำลังมีความซับซ้อนมากขึ้น ผู้ให้บริการข้อมูลกำลังเปลี่ยนแปลง คนที่ประมวลผลข้อมูลกำลังเปลี่ยนแปลง ฟิลด์กฎหมายสำหรับการใช้ข้อมูลกำลังเปลี่ยนแปลง แนวคิดและโครงสร้างของโฟลว์เอกสารอาจมีการเปลี่ยนแปลง
เอกสารเป็นหน่วยการไหลของเอกสาร
เอกสารคือข้อมูลที่บันทึกในรูปแบบของวัตถุใดๆ เอกสารจะเป็นรูปถ่าย วีดีโอ บันทึกเสียง ไม่ต้องพูดถึงสื่อกระดาษและไฟล์ แต่เอกสารจะกลายเป็นเอกสารก็ต่อเมื่อมีข้อกำหนดที่จำเป็นหลายประการ ข้อกำหนดเหล่านี้เรียกว่ารายละเอียดและเป็นคุณสมบัติบังคับที่กำหนดโดยกฎหมายหรือข้อบังคับสำหรับเอกสารบางประเภท ตัวอย่างเช่นสำหรับการลงทะเบียนเอกสารองค์กรและการจัดการมี GOST R 7.0.97-2016 รายละเอียดที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือวันที่ของเอกสาร (บางครั้งอาจถึงเวลาด้วย)
โฟลว์เอกสารคืออะไร
โฟลว์เอกสารคือการเคลื่อนย้ายเอกสารระหว่างจุดสร้างข้อมูล จุดประมวลผลข้อมูล จุดจัดเก็บข้อมูล และผู้ใช้ข้อมูลโดยตรง โฟลว์เอกสารมีความแตกต่างกันมากในประเภทของเอกสารและเนื้อหา โหมดและวัฏจักร วิธีการเคลื่อนย้าย ฯลฯ
การไหลของเอกสารในองค์กร (หมายถึงองค์กรด้วย) ถูกแบ่งตามทิศทางเข้าและออก โฟลว์แต่ละประเภทจะต้องแยกจากกันเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความสับสนในการทำงานกับเอกสาร
การรับส่งเอกสารประกอบด้วยเอกสารที่ส่งถึงองค์กรทางไปรษณีย์ อีเมล จุดประสงค์ (โดยผู้ส่งสาร) เอกสารที่ทางเข้าต้องแยกออก ไม่จำเป็น - ทิ้งลงถังขยะ เอกสารที่จำเป็นหรืออาจเป็นไปได้ควรบันทึกลงในวารสาร (กระดาษหรืออิเล็กทรอนิกส์) โดยระบุวันที่ได้รับ ชื่อของเอกสารและรายละเอียด (วันที่ของเอกสาร ชื่อผู้ส่ง ฯลฯ) หน่วยขององค์กรที่ ส่งเอกสารแล้ว
โฟลว์เอกสารขาออกประกอบด้วยเอกสารที่สร้างและออกหรือดำเนินการโดยองค์กร เอกสารขาออกทั้งหมดจะต้องกำหนดหมายเลขซีเรียลพวกเขาจะได้รับการตรวจสอบว่ามีรายละเอียดที่จำเป็นและความถูกต้องของพวกเขาจะต้องบันทึกไว้ในวารสารที่ระบุวันที่ (ตามกฎนี่คือวันที่ลงนามในเอกสาร) เลขที่ออกและรหัสหน่วยงานที่จัดเตรียมเอกสาร
หากไม่สามารถประมวลผลโฟลว์เอกสารทันที (เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว) จำเป็นต้องเพิ่มจำนวนพนักงานในการประมวลผลเอกสารเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความล่าช้า ซึ่งมักจะมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับองค์กร
ประเภทของโฟลว์เอกสารอาจแตกต่างกันมาก ขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมขององค์กรและวิธีการทำงาน
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่และองค์กร โฟลว์เอกสารที่มีโครงสร้างเหมาะสมมีความสำคัญพอๆ กับการไหลของวัสดุหรือผลิตภัณฑ์ สำหรับเอกสารจำนวนมาก แม้แต่กระบวนการทางเทคโนโลยีที่เป็นเอกสารก็ได้รับการพัฒนาและนำไปใช้
แนวคิดของโฟลว์เอกสารภายนอกและภายใน
นอกจากข้อมูลขาเข้าและขาออกในองค์กรแล้ว ภายใน เช่น ข้อมูลที่สร้างขึ้นและใช้เฉพาะภายในองค์กรเท่านั้น ข้อมูลนี้อาจมีความลับในระดับหนึ่งและไม่เปิดเผยต่อสาธารณะแม้จะอยู่ในแผนกเดียวกัน การแลกเปลี่ยนจดหมายระหว่างแผนกต่าง ๆ ในองค์กรเดียวกันนั้นมักจะไม่เป็นที่ยอมรับ สำหรับการสื่อสารเอกสารจะใช้บันทึกบริการ (รายงาน, บันทึกอธิบาย, ใบรับรอง) ที่ลงนามโดยหัวหน้าแผนก นอกจากบันทึกช่วยจำในองค์กรดำเนินการตามคำสั่ง คำแนะนำ ใบรับรอง เอกสารทางเทคนิค และเอกสารอื่นๆ
โฟลว์เอกสารภายในด้วยเหตุผลเหล่านี้ต้องได้รับการควบคุมอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้ข้อมูลที่เป็นความลับตกสู่ที่สาธารณะ แม้จะอยู่ในรูปของข้อความที่ตัดตอนมาหรือบางส่วน ดังนั้น ข้อมูลภายในไม่ได้มุ่งหมายให้เกินองค์กร และบางครั้งเกินขอบเขตของหน่วยหนึ่ง ในกรณีนี้ข้อมูลดังกล่าวจะถูกโอนจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งโดยได้รับอนุญาตจากหัวหน้าแผนกและจำเป็นต้องบันทึกในระหว่างการส่ง (แม้กระทั่งไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร) ในวารสารพิเศษที่ระบุผู้รับและยืนยันสิทธิ์ในการรับ (อนุญาตให้ทำงานกับเอกสาร)
พารามิเตอร์การไหลของเอกสาร
โฟลว์เอกสารเป็นระบบที่ซับซ้อนซึ่งมีพารามิเตอร์ดังต่อไปนี้:
- เนื้อหา (หรือฟังก์ชั่นที่ใช้งาน);
- โครงสร้าง;
- โหมดและวัฏจักร;
- ทิศทาง;
- ปริมาณ;
- other.
เนื้อหาหรือการทำงาน
พารามิเตอร์การไหลของเอกสารนี้เป็นรายการเอกสารที่ใช้โดยองค์กรและองค์ประกอบของข้อมูลที่อยู่ในเอกสารเหล่านี้ ค่านี้เป็นค่าคงที่สำหรับองค์กรจำนวนไม่มากที่มีกิจกรรมเฉพาะเจาะจงและคงที่ตลอดเวลา (โดยปกติคือศาล หอจดหมายเหตุ สำนักทะเบียน และองค์กรที่ไม่เกี่ยวกับการผลิตอื่นๆ) สำหรับองค์กรส่วนใหญ่ โดยเฉพาะองค์กรที่ใช้งานจริง โฟลว์เอกสารเป็นค่าที่ไม่คงที่ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงในขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ: ประเภทของกิจกรรม พันธมิตร เทคโนโลยี วัสดุ กฎหมาย และข้อกำหนดอื่น ๆ ของการเปลี่ยนแปลงการผลิตและการเปลี่ยนแปลงชั่วคราว
โครงสร้างการไหลของเอกสาร
แนวคิดและโครงสร้างของเวิร์กโฟลว์สามารถอธิบายได้โดยคุณลักษณะที่มีการจัดประเภทของเอกสารและการจัดทำดัชนี ระบบการวางแนวทั้งหมดถูกสร้างขึ้นในเครื่องมืออ้างอิงของเอกสารขององค์กร โดยทั่วไป โครงสร้างดังกล่าวจะสอดคล้องกับประเภทและวัตถุประสงค์ของโฟลว์เอกสาร
โหมดและรอบ
พารามิเตอร์เหล่านี้จะกำหนดการเปลี่ยนแปลงในการโหลดข้อมูลที่เข้ามาในช่วงเวลาหนึ่ง ตัวอย่างเช่น จำนวนงานที่เพิ่มขึ้นอย่างมากกับไฟล์ส่วนตัวของผู้สมัครของสถาบันการศึกษาในระหว่างการรณรงค์การรับเข้าเรียนหรือกับเอกสารของนักเรียนในระหว่างภาคการศึกษาและการสำเร็จการศึกษา
การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวเกี่ยวข้องกับจังหวะภายในขององค์กร และมักจะสามารถคาดเดาและวางแผนได้ค่อนข้างมาก
เปลี่ยนทิศทางการไหลของเอกสาร
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของงานของหน่วยประมวลผลข้อมูล สิ่งเหล่านี้คือความแตกต่างในวิธีการลงทะเบียนเอกสาร วิธีการติดตามกำหนดเวลาในการดำเนินการเอกสาร วิธีการทำความคุ้นเคยกับเอกสารเหล่านั้น และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง การอนุมัติและการประสานงานของเอกสารต่างๆ การเปลี่ยนแปลงในทิศทางของการไหลของเอกสารยังจะได้รับอิทธิพลจากการเปลี่ยนแปลงภายในในโครงสร้างและทิศทางขององค์กร
ปริมาณการไหลของเอกสาร
ปริมาณการรับส่งเอกสารคือจำนวนเงินเอกสาร (ทั้งต้นฉบับและสำเนา) ซึ่งสามารถแสดงได้ทั้งจากจำนวนเอกสารเองและตามจำนวนแผ่นอักขระจำนวนนักแสดงและบุคคลที่ตกลงในเอกสาร ตัวอย่างเช่น จำนวนองค์กรพันธมิตรที่คุณต้องตกลงในสัญญา หรือที่คุณต้องลงนามในสัญญา
เวิร์กโฟลว์ขององค์กรรวมจำนวนเอกสารทั้งหมดในโฟลว์ทั้งหมด
ปรับปรุงการทำงานกับโฟลว์เอกสารในองค์กร
ในการปรับปรุงงานนี้ จำเป็นต้องศึกษากระบวนการเอกสารทั้งหมด สร้างคำแนะนำที่ชัดเจนที่ทำให้กระบวนการนี้มีความสามารถทางเทคโนโลยี: ลบความซ้ำซ้อนเมื่อทำงานกับเอกสาร ไม่รวมการอนุมัติเอกสารจากแผนกที่ไม่เกี่ยวข้อง ยิ่งโฟลว์ของเอกสารมากเท่าไหร่ เครื่องมือการดูแลระบบขององค์กรก็โหลดได้มากขึ้น หรืออย่างน้อยก็ส่วนใหญ่
หนึ่งในประเด็นหลักของการปรับปรุงงานของบุคลากรด้วยเอกสารคือระดับของการฝึกอบรมวิชาชีพในทุกขั้นตอนของการไหลของเอกสาร ปริมาณงานที่เหมาะสมของบุคลากร กฎระเบียบที่ชัดเจนในการทำงานพร้อมเอกสารในแต่ละแผนก
กฎระเบียบและการกำหนดมาตรฐานด้วยโฟลว์เอกสารขนาดใหญ่ทำให้สามารถใช้เครื่องจักรและระบบอัตโนมัติในสำนักงาน ลดจำนวนพนักงานที่ทำงานกับเอกสารเป็นจำนวนที่เหมาะสมที่สุด
ขออภัย ข้อมูลเกี่ยวกับปริมาณของการไหลของเอกสารมักจะถูกประเมินต่ำไปเนื่องจากวิธีการบัญชีที่ไม่สมบูรณ์
พื้นฐานข้อกำหนดความทันสมัยสำหรับการไหลของเอกสาร
- ความสม่ำเสมอ. ความแออัดหรือความล้มเหลวในการไหลของข้อมูลในกิจกรรมของมนุษย์นำไปสู่การหยุดชะงักของระบบทั้งหมดโดยรวม การเพิ่มปริมาณเอกสารต้องพิจารณาและวางแผนล่วงหน้า
- ควบคุมได้. การไหลของข้อมูลสามารถและควรได้รับการจัดการ ระบบสำนักงานต้องไม่เพียงแค่มีเสถียรภาพเท่านั้น แต่ยังต้องมีความยืดหยุ่นในการใช้งานด้วย พนักงานควรได้รับการฝึกอบรมในระดับสากลในการปฏิบัติการในสำนักงานทั้งหมด
- ปรับปรุงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่องผ่านการหาเหตุผลเข้าข้างตนเอง การใช้เครื่องจักร และระบบอัตโนมัติของแรงงาน
- รวบรวมและอัปเดตแผนที่เทคโนโลยีเส้นทางของการเคลื่อนไหวของเอกสารเป็นประจำพร้อมระบุกำหนดเวลานักแสดง ฯลฯ
- มาตรฐานของเอกสาร วิธีการประมวลผล การเก็บถาวรที่เหมาะสม การกำหนดตำแหน่งการจัดเก็บสำหรับเอกสารแต่ละฉบับ เร่งการค้นหาเอกสารและทำงานร่วมกับพวกเขา