ออกแบบโครงสร้างองค์กรเป็นวิธีการทีละขั้นตอนที่ระบุแง่มุมที่ผิดปกติของเวิร์กโฟลว์ ขั้นตอน และระบบ ปรับโครงสร้างใหม่ให้เข้ากับความเป็นจริงและเป้าหมายทางธุรกิจในปัจจุบัน จากนั้นจึงพัฒนาแผนเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงใหม่ กระบวนการนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงทั้งด้านเทคนิคและด้านบุคลากรของธุรกิจ
สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ กระบวนการออกแบบส่งผลให้เกิดการปรับปรุงที่ดีขึ้นในองค์กร ผลลัพธ์ (ผลกำไร การบริการลูกค้า การดำเนินงานภายใน) และพนักงานที่ได้รับอำนาจและความมุ่งมั่นต่อธุรกิจ
จุดเด่นของกระบวนการออกแบบคือแนวทางแบบองค์รวมในการปรับปรุงองค์กรที่ส่งผลต่อชีวิตองค์กรในทุกด้าน ดังนั้นคุณจึงสามารถบรรลุผลประโยชน์ต่อไปนี้เมื่อพัฒนาวิธีการที่ถูกต้อง:
- บริการลูกค้าดีเยี่ยม
- เพิ่มผลกำไร
- ปฏิบัติการลดลงค่าใช้จ่าย
- ปรับปรุงประสิทธิภาพและรอบเวลา
- วัฒนธรรมของพนักงานที่ทุ่มเทและมีส่วนร่วม
- กลยุทธ์ที่ชัดเจนสำหรับการจัดการและขยายธุรกิจของคุณ
การออกแบบหมายถึงการรวมตัวของผู้คนเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจหลัก เทคโนโลยี และระบบ องค์กรที่ออกแบบมาอย่างดีจะช่วยให้แน่ใจว่ารูปแบบของบริษัทสอดคล้องกับวัตถุประสงค์หรือกลยุทธ์ พบกับความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับความเป็นจริงของธุรกิจ และเพิ่มโอกาสที่ความพยายามร่วมกันของคนจะประสบความสำเร็จอย่างมาก
ในขณะที่บริษัทเติบโตและความท้าทายในสภาพแวดล้อมภายนอกมีความซับซ้อนมากขึ้น กระบวนการทางธุรกิจ โครงสร้าง และระบบที่เคยทำงานกลายเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพ การบริการลูกค้า ขวัญกำลังใจของพนักงาน และผลกำไรทางการเงิน
องค์กรที่ไม่อัพเดทเป็นระยะๆ จะมีอาการเช่น:
- เวิร์กโฟลว์ที่ไม่มีประสิทธิภาพโดยไม่มีรายละเอียดและขั้นตอนที่เพิ่มมูลค่า
- ความพยายามมากเกินไป ("เราไม่มีเวลาพอที่จะทำมันให้ถูกต้อง แต่เรายังมีเวลาที่จะทำอีกครั้ง")
- งานแยกส่วนโดยไม่สนใจสิ่งที่ดีกว่า
- ขาดความรู้และการปฐมนิเทศลูกค้า
- ขาดความรับผิดชอบ ("ไม่ใช่งานของฉัน")
- ปกปิดและตำหนิแทนที่จะระบุและแก้ไขปัญหา
- การตัดสินใจล่าช้า
- ประชาชนไม่มีข้อมูลหรืออำนาจในการแก้ปัญหา
- ผู้บริหารไม่ใช่แนวหน้า รับผิดชอบแก้ปัญหาเมื่อเกิดปัญหา
- มันต้องเยอะเวลาทำอะไรสักอย่าง
- ระบบกำหนดได้ไม่ดีหรือส่งเสริมพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม
- ไม่ไว้วางใจระหว่างคนงานกับผู้บริหาร
วิธีที่ใช้
สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่ามีการโต้ตอบกับระบบต่างๆ แม้ว่ากระบวนการออกแบบโครงสร้างองค์กรจะสามารถปรับให้เข้ากับขนาด ความซับซ้อน และความต้องการของบริษัทใดๆ ก็ได้ ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงความต้องการภายในของผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น แต่ละเส้นทางของโซลูชันจะทำงานแยกกัน ตัวระบบเองนั้นใช้วิธีการดังต่อไปนี้ ซึ่งจะแสดงอยู่ด้านล่าง
1. กฎบัตรของกระบวนการวางแผน
ในฐานะผู้บริหารระดับสูง คุณได้มาร่วมกันเพื่อหารือเกี่ยวกับผลลัพธ์ทางธุรกิจในปัจจุบัน สถานะของบริษัท ข้อกำหนดด้านสิ่งแวดล้อม และความจำเป็นที่จะเริ่มดำเนินการในกระบวนการดังกล่าว การดำเนินการต่อไปคืออะไร? คุณสร้างกฎบัตรสำหรับกระบวนการออกแบบองค์กร ซึ่งรวมถึง "เหตุผลในการเปลี่ยนแปลง" ผลลัพธ์ที่ต้องการ ขอบเขต การจัดสรรทรัพยากร เวลา การมีส่วนร่วม กลยุทธ์การสื่อสาร และพารามิเตอร์อื่นๆ ที่จะเป็นแนวทางในโครงการ
ในบางครั้ง ฝ่ายบริหารอาจต้องผ่านกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์หรือกระบวนการพัฒนาทีมก่อนที่จะเริ่มโครงการริเริ่มการเปลี่ยนแปลง ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขาเข้าใจกลยุทธ์ของตนชัดเจนเพียงใดและทำงานร่วมกันเป็นทีมได้ดีเพียงใด
2. การพัฒนานโยบายใหม่
ทีมผู้บริหาร (หรือคนอื่นๆ ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมในกระบวนการ) มองไปข้างหน้าและออกแบบองค์กรโครงสร้างที่มีคำแนะนำสำหรับ "อนาคตในอุดมคติ" ในระดับนี้ ขั้นตอนในกระบวนการนี้ได้แก่:
- กำหนดหลักการจัดระเบียบหลักของคุณ
- เพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางธุรกิจหลักที่ส่งผลให้ลูกค้ามีรายได้หรือผลลัพธ์
- เอกสารและมาตรฐานของขั้นตอน
- จัดบุคลากรรอบกระบวนการหลัก การกำหนดจำนวนบุคลากรที่จำเป็นสำหรับงานหลัก
- กำหนดงาน ฟังก์ชัน และทักษะ ตัวชี้วัดประสิทธิภาพสำหรับแต่ละการทำงานของทีมคืออะไร? พวกเขาถูกตัดสินและรับผิดชอบอย่างไร
- ระบุอุปกรณ์ เค้าโครง และความต้องการบุคลากรสำหรับทีมและแผนกต่างๆ ทั่วทั้งองค์กร
- กำหนดทรัพยากรสนับสนุน (การเงิน การขาย บุคลากร) ภารกิจ บุคลากร และตำแหน่งที่พวกเขาควรจะอยู่
- กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลที่ให้การสนับสนุนเชิงกลยุทธ์ การประสานงาน และการดำเนินงาน
- ปรับปรุงระบบการประสานงานและการพัฒนา (การว่าจ้าง การฝึกอบรม ค่าตอบแทน การแบ่งปันข้อมูล การตั้งเป้าหมาย)
ในบางจุด กระบวนการออกแบบจะเปลี่ยนเป็นการวางแผนการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากมีการกำหนดวันที่ดำเนินการที่สำคัญและแผนปฏิบัติการเฉพาะจะถูกสร้างขึ้นสำหรับการดำเนินโครงการใหม่
และส่วนสำคัญของขั้นตอนนี้คือการสื่อสารความคืบหน้ากับสมาชิกคนอื่นๆ ในองค์กร แผนการสื่อสารได้รับการพัฒนาเพื่อให้ความรู้แก่ผู้คนเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น การศึกษานำมาซึ่งความตระหนักและการมีส่วนร่วมของแต่ละคน - ถึงจุดเริ่มต้นของภาระผูกพัน
3. การดำเนินโครงการ
ตอนนี้ภารกิจคือทำให้โครงการมีชีวิต วิธีการออกแบบโครงสร้างองค์กรควรมีองค์ประกอบของการดำเนินการเสมอ หากไม่มีพวกเขา งานต่างๆ จะไม่ทำงาน ผู้คนถูกจัดเป็นกลุ่มงานตามธรรมชาติที่เรียนรู้แผนใหม่ ทักษะของทีม และการก่อตัวของกลุ่มความคิดริเริ่ม มีการสำรวจบทบาทงานใหม่และสร้างความสัมพันธ์ใหม่ทั้งภายในและภายนอกหน่วย
กำลังจัดเรียงอุปกรณ์และวิธีการทางเทคนิคใหม่ ระบบค่าตอบแทน ระบบปรับปรุงประสิทธิภาพ การแลกเปลี่ยนข้อมูล ระบบการตัดสินใจและการจัดการ มีการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุง บางอย่างสามารถทำได้อย่างรวดเร็ว บางบริษัทอาจต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมและดำเนินการในระยะเวลาที่นานขึ้น
แนวทาง
วิธีการออกแบบองค์กรทำหน้าที่ทางธุรกิจที่หลากหลาย พวกเขาได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองแรงจูงใจเฉพาะ ยังต้องพยายามจัดโครงสร้างองค์กรให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป ระบบที่ดีไม่เพียงแต่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารเท่านั้น แต่ยังนำประสิทธิภาพในส่วนต่างๆ มาใช้ด้วย ดังนั้นเมื่อจะพัฒนาต้องใส่ใจในหลักการ
1. ส่งเสริมประสิทธิภาพ
การออกแบบโครงสร้างองค์กรขององค์กรรวมถึงองค์ประกอบเชิงบวกบางประการสำหรับพนักงาน คุณจะได้รับการตอบสนองเชิงบวกจากพนักงาน วัตถุประสงค์หลักของโครงสร้างองค์กรคือการนำประสิทธิภาพมาสู่หน้าที่ต่างๆการทำงานอย่างเป็นระบบจะไม่ปล่อยให้มีโอกาส และทุกๆ การกระทำจะได้รับการประสานงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
สมาชิกในองค์กรพยายามที่จะเพิ่มผลผลิตสินค้าและบริการจากทรัพยากรที่กำหนดให้ได้มากที่สุด มีความพยายามในการควบคุมของเสียและความสูญเสียต่างๆ อย่างเป็นระบบ มีเหตุผล และมีการประสานงานกัน ได้มีการพัฒนารูปแบบองค์กรต่างๆ ให้มีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน พวกเขามุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมาย
2. การสื่อสาร
การออกแบบโครงสร้างองค์กรขององค์กรรวมถึงช่วงเวลาของการสร้างผู้ติดต่อในทุกแผนก การสื่อสารเป็นปัญหาอันดับหนึ่งในทุกองค์กร โครงสร้างที่ดีเป็นช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมระหว่างบุคคลที่ทำงานในองค์กร ความสัมพันธ์ในการรายงานที่จัดตั้งขึ้น และลำดับชั้นของผู้ที่รายงาน ถูกระบุไว้ในโครงสร้างที่ดีเช่นกัน มีความจำเป็นสำหรับกระบวนการสื่อสารแนวนอน แนวตั้ง และด้านข้าง ซึ่งทำได้โดยโครงสร้างที่วางแผนมาอย่างดี
3. การใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสม
การจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมยังช่วยในการใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดอีกด้วย การออกแบบโครงสร้างองค์กรขององค์กรจะกำหนดสถานที่ที่สำคัญกว่าให้กับกิจกรรมเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน เหตุการณ์จะถูกจัดวางตามความสำคัญในระบบ และมีการแนะนำที่เหมาะสมในการจัดสรรทรัพยากร การจัดสรรสินทรัพย์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเติบโตของธุรกิจ
4. ความพอใจในการทำงาน
ดีการออกแบบโครงสร้างองค์กรขององค์กรทำให้มั่นใจได้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบของคนต่าง ๆ ที่ทำงานในธุรกิจได้รับมอบหมายอย่างชัดเจน มีการกระจายงานตามความรู้ ประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญ ผู้คนได้รับโอกาสในการอธิบายงานของพวกเขา เมื่อคนสามารถทำงานได้ภายในขอบเขต ก็มีความพึงพอใจในงาน
5. ความคิดสร้างสรรค์
หลักการของการออกแบบโครงสร้างองค์กรอาจรวมถึงรายการโดยอิสระวางแผนและดำเนินงานของพวกเขา ช่วยให้บุคคลคิดและพัฒนาวิธีการใหม่ ๆ ในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ดีขึ้น โครงสร้างองค์กรพยายามจัดคนในสถานที่ที่เหมาะสมที่สุด หลายคนมีส่วนในการพัฒนาความคิดในการบริหารจัดการผ่านความคิดสร้างสรรค์ในส่วนใดส่วนหนึ่งของบริษัท
6. ง่ายต่อการจัดการ
หลักการออกแบบโครงสร้างองค์กรก็ขึ้นอยู่กับการปรับให้เหมาะสมของกระบวนการนี้เช่นกัน มีคนจำนวนมากที่ทำงานอยู่ในธุรกิจ ควรกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบตามข้อกำหนดขององค์กร โครงสร้างที่ดีจะช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างคนที่ทำงานในตำแหน่งต่างๆ ระบบองค์กรเป็นกลไกที่ฝ่ายบริหารสั่งการ ประสานงาน และควบคุมกิจกรรมของบุคคลต่างๆ
โครงสร้างที่คิดมาอย่างดีจะช่วยทั้งการจัดการและการดำเนินธุรกิจ รับรองได้ว่าไม่มีกิจกรรมใดถูกทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแลและมีการแจกจ่ายงานในตามความสามารถของผู้ดำเนินการ ขั้นตอนการออกแบบองค์กรที่คิดออกมาดีจะช่วยให้การจัดการที่ดี พิจารณาพวกเขา
ขั้นตอนการออกแบบ
ระบบที่กำลังสร้างต้องตรงตามความต้องการของธุรกิจ สิ่งนี้ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการใช้แรงงานอย่างเหมาะสมและควรทำหน้าที่ต่าง ๆ อย่างเหมาะสม จำเป็นต้องมีความสัมพันธ์ที่กลมกลืนกันระหว่างบุคคลในตำแหน่งต่างๆ การออกแบบโครงสร้างเป็นงานสำคัญที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ ด้านล่างนี้จะเป็นรายการประเด็นหลักที่มีการพัฒนาการวางแผนที่สมบูรณ์
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดกิจกรรม
ต้องกำหนดการดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของบริษัท นอกจากนี้ยังต้องกำหนดหน้าที่ที่จะต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายต่างๆ และการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันเหล่านี้ หากไม่มีขั้นตอนของการออกแบบโครงสร้างองค์กร ผู้จัดการจะไม่สามารถบรรลุผลตามที่ต้องการ
กิจกรรมหลักแบ่งออกเป็นหลายประเภทย่อยของแต่ละอุตสาหกรรม เมื่อกำหนดชนิดพันธุ์ พึงระลึกไว้เสมอว่าไม่มีพวกมันใดหนีจากกิจกรรมที่ซ้ำซาก และหน้าที่ต่าง ๆ จะดำเนินการในลักษณะที่ประสานกัน
ขั้นตอนที่ 2: กิจกรรมกลุ่ม
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดและคล้ายคลึงกันถูกจัดกลุ่มสำหรับแผนกและอุตสาหกรรม การประสานงานระหว่างกิจกรรมสามารถทำได้โดยการสะสมที่เหมาะสมเท่านั้น มุมมองแบบกลุ่มสามารถกำหนดกิจกรรมให้กับตำแหน่งต่างๆ ได้ การให้ทิศทางแก่บุคคลทำให้เกิดอำนาจและความรับผิดชอบ ปัจจัยในการออกแบบโครงสร้างองค์กรนี้ทำให้คุณสามารถเพิ่มความสำคัญของพนักงานแต่ละคนได้ มอบอำนาจให้ระดับล่างของแผนกต่างๆ และมีการจัดตั้งความรับผิดชอบ
ด่าน 3: การมอบอำนาจ
การมอบสิทธิ์เป็นกระบวนการบริหารจัดการที่ผู้คนทำสิ่งที่แตกต่างด้วยการทำให้พวกเขารับผิดชอบ เมื่อมีการสร้างงานที่แตกต่างกันในองค์กร บุคคลเหล่านั้นจะได้รับมอบหมายงาน เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง คุณต้องมีอำนาจ ได้มอบหมายอำนาจหน้าที่ให้กับบุคคลต่างๆ ตามการกระจายความรับผิดชอบ ขั้นตอนสุดท้ายของการออกแบบโครงสร้างการจัดการองค์กรควรสะท้อนให้เห็นอย่างชัดเจน ในกระบวนการมอบหมายงาน อำนาจจะถูกสร้างขึ้นในองค์กร ซึ่งเป็นระบบที่กำหนดว่าใครจะมีปฏิสัมพันธ์อย่างเป็นทางการกับใคร
คุณลักษณะของระบบที่ดี
การออกแบบโครงสร้างองค์กรแนะนำว่าอุปกรณ์ที่สร้างขึ้นต้องตอบสนองความต้องการและข้อกำหนดต่างๆ ของบริษัท โปรดทราบว่าแต่ละบริษัทมีรูปแบบการจัดการที่แตกต่างกันออกไป หากพิจารณาคุณสมบัติโดยรวมโดยสรุปแล้วจะมีลักษณะดังนี้
1. บรรทัดอำนาจที่ชัดเจน
พื้นฐานของการออกแบบโครงสร้างการกำกับดูแลองค์กรเริ่มต้นด้วยการสร้างลำดับชั้นพื้นฐาน ต้องมีสายอำนาจที่ชัดเจนจากบนลงล่าง การถ่ายโอนอำนาจควรดำเนินการเป็นขั้นตอนและสอดคล้องกับลักษณะของงานที่ได้รับมอบหมาย ทั้งหมดในองค์กรต้องมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับงานและอำนาจที่ได้รับมอบหมายให้บุคคลใดบุคคลหนึ่ง หากไม่มีความชัดเจนนี้ จะเกิดความสับสน ข้อพิพาท และความขัดแย้ง
2. การมอบอำนาจที่เพียงพอ
งานออกแบบโครงสร้างองค์กรยังรวมถึงการกระจายความรับผิดชอบด้วย การมอบอำนาจต้องสอดคล้องกับความรับผิดชอบที่กำหนดไว้
ถ้าพลังไม่พอรับงานที่ได้รับมอบหมาย งานจะไม่เสร็จ บางครั้งผู้จัดการมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยไม่ให้อำนาจที่เหมาะสมแก่พวกเขา ซึ่งบ่งชี้ว่าขาดการตัดสินใจในส่วนของพวกเขา การมอบหมายที่ไม่เพียงพอจะสร้างปัญหาให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาเพราะพวกเขาอาจไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่กำหนดไว้ได้
3. ระดับการจัดการน้อยลง
องค์ประกอบการออกแบบของโครงสร้างองค์กรควรหลีกเลี่ยงรูปแบบที่ซับซ้อน เท่าที่เป็นไปได้ จำเป็นต้องลดระดับการจัดการลง แต่ภายในขอบเขตที่สมเหตุสมผล ยิ่งระดับเหล่านี้มากเท่าใด ความล่าช้าในการเข้าถึงก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น การโอนการตัดสินใจจากบนลงล่างจะใช้เวลานานกว่า
ในทำนองเดียวกัน ข้อมูลจากระดับล่างจะใช้เวลานานกว่าจะถึงจุดสูงสุด จำนวนระดับการจัดการขึ้นอยู่กับลักษณะและขนาดของการดำเนินงาน ไม่สามารถระบุจำนวนโครงสร้างเฉพาะสำหรับแต่ละปัญหาได้ แต่ควรพยายามทำให้น้อยที่สุด การเพิ่มประสิทธิภาพนี้จะช่วยลดต้นทุนเวลา
4. ช่วงการควบคุม
กระบวนการออกแบบโครงสร้างการกำกับดูแลองค์กรควรรวมถึงหน้าที่การกำกับดูแลด้วย ระดับการกำกับดูแลหมายถึงจำนวนคนที่ผู้จัดการสามารถกำกับดูแลได้โดยตรง บุคคลควรติดตามเฉพาะจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่เขาสามารถสื่อสารได้โดยตรงเท่านั้น
จำนวนคนที่จะดูแลไม่สามารถกำหนดได้แบบสากลเพราะจะขึ้นอยู่กับลักษณะของงาน ต้องพยายามดูแลกลุ่มที่มีการจัดการอย่างดีภายใต้การเฝ้าระวัง ไม่เช่นนั้นจะเกิดความไร้ประสิทธิภาพและประสิทธิภาพที่ย่ำแย่
5. ความเรียบง่ายและยืดหยุ่น
แนวทางการออกแบบโครงสร้างองค์กรไม่ควรซับซ้อน คุณไม่ควรเพิ่มระดับการควบคุมที่ไม่จำเป็น โครงสร้างที่ดีควรหลีกเลี่ยงความคลุมเครือและความสับสน ระบบยังต้องมีความยืดหยุ่นในการปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลง
อาจมีการขยายหรือกระจายความเสี่ยง ซึ่งจะต้องมีการจัดประเภทหน้าที่และความรับผิดชอบใหม่ โครงสร้างองค์กรต้องสามารถรวมการเปลี่ยนแปลงใหม่โดยไม่ต้องปรับองค์ประกอบหลัก ซึ่งจะทำให้คุณไม่สามารถเปลี่ยนข้อกำหนดที่ป้อนก่อนหน้านี้ทั้งหมด
องค์ประกอบพื้นฐาน
การวิเคราะห์การออกแบบองค์กรควรแสดงกลยุทธ์การปรับใช้ผู้มีความสามารถพิเศษของบริษัท การปรับใช้นี้จะบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจหรือไม่นั้นส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับความแข็งแกร่งของระบบภายในโดยรวม การออกแบบองค์กรสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานระหว่างบุคคล กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบและกำหนดว่าใครรับผิดชอบใคร
มีหลายวิธีในการจัดโครงสร้างบริษัท หลักการที่ถูกต้องในการออกแบบโครงสร้างการจัดการองค์กรเกิดจากความต้องการและปณิธานของบริษัท ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงโปรโมตคนที่ใช่
1. กลยุทธ์
แนวทางที่ดีที่สุดในการออกแบบองค์กรคำนึงถึงแผนกลยุทธ์ของบริษัท กิจกรรมดังกล่าวเป็นไปตามวิสัยทัศน์ของบริษัท พันธกิจ - เหตุผลของการดำรงอยู่ของธุรกิจ - จุดประสงค์
วิสัยทัศน์คือความสำเร็จสูงสุดของบริษัท การดำเนินงานตามที่กำหนดไว้ ทุกกลยุทธ์พยายามที่จะบรรลุวิสัยทัศน์ และโครงสร้างองค์กรต้องสนับสนุนความพยายามเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ตัดสินใจขยายไปสู่ตลาดต่างประเทศอาจรวมเป็นแผนกทางภูมิศาสตร์ การเปลี่ยนแปลงในกลยุทธ์เรียกร้องให้มีการออกแบบโครงสร้างที่ได้รับการปรับปรุง
2. ปัจจัยด้านสิ่งแวดล้อม
สภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่พนักงานทำงานไม่สามารถละเลยโดยนักออกแบบองค์กร ระบบที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและคาดเดาไม่ได้นั้นต้องการความยืดหยุ่น ความสามารถในการปรับตัว และความร่วมมือระหว่างหน่วยงาน
ในสถานการณ์เช่นนี้ การออกแบบโครงสร้างองค์กรของการจัดการขององค์กรประเภทเครื่องกลจะจำกัดความคล่องแคล่วและการตอบสนองของพนักงาน ในทางกลับกัน นักพัฒนาสามารถสร้างระบบแนวนอนแบบออร์แกนิกที่ปรับระดับรัฐบาลและกระจายอำนาจการตัดสินใจได้ ในเวลาเดียวกัน สภาพแวดล้อมที่เสถียรทำให้สามารถใช้การควบคุม งานที่กำหนดไว้อย่างดี และอำนาจแบบรวมศูนย์ในโครงสร้างทางกลไกด้วยระดับพลังที่เพิ่มขึ้นในแนวตั้ง
3. ขนาดบริษัท
ธุรกิจขนาดเล็กที่มีคนไม่กี่คนมักจะมีบทบาทที่แตกต่างกัน ไม่เป็นทางการ และไม่เขียนกฎเกณฑ์มากมาย เนื่องจากบริษัทเกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ จึงถือเป็นความผิดพลาดที่พยายามกำหนดโครงสร้างกลไกที่เป็นทางการให้กับบริษัท การออกแบบโครงสร้างองค์กรและระบบในกรณีนี้ไม่ควรรวมองค์ประกอบที่จำเป็นและอนุรักษ์นิยมในการดำเนินกิจกรรมภายใน
นี่จะเป็นการกระทำที่ไร้ประโยชน์ นอกจากนี้ ระบบราชการที่ไม่จำเป็นอาจขัดขวางการปฏิบัติงานได้ องค์กรขนาดใหญ่ต้องการการควบคุมและการกำกับดูแลที่มากขึ้น โครงสร้างกลไกสร้างความรับผิดชอบและความรับผิดชอบที่ชัดเจน ดังนั้นจึงเหมาะสำหรับบริษัทที่มีพนักงานจำนวนมาก
4. อายุบริษัท
เมื่อเริ่มต้นชีวิตบริษัท ขนาดที่เล็กให้คุณสมบัติโครงสร้างแบบออร์แกนิกที่ส่งเสริมความยืดหยุ่นและความคล่องตัว เมื่อบริษัทพัฒนาและขยายตัว ก็เริ่ม:
- ใช้เครื่องจักรโดยการเพิ่มกฎ นโยบาย และขั้นตอน;
- กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน;
- ใช้ระบบควบคุมภายในที่กว้างขวางและชุดคำสั่ง
โดยย่อ วุฒิภาวะทำให้เกิดระบบราชการ ยิ่งบริษัทมีอายุมากเท่าไร ระบบภายในก็จะยิ่งมีความเทอะทะมากขึ้นเท่านั้น ทำให้เกิดอุปสรรคต่อนวัตกรรม การปรับตัว และการตอบสนองที่รวดเร็ว กระบวนการออกแบบองค์กรต้องคำนึงถึงขอบเขตที่บริษัทเก่าจำเป็นต้องปรับโครงสร้างใหม่เพื่อลดระบบยานยนต์ มิฉะนั้น อาจเกิดปัญหาด้านการจัดการและบุคลากรอย่างร้ายแรง
โครงการโครงสร้าง
การออกแบบโครงสร้างมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ดังนั้นนักออกแบบจึงต้องพิจารณาแต่ละขั้นตอนอย่างรอบคอบ หัวข้อทั่วไปสองประการในที่นี้คือการแบ่งหน้าที่และการแบ่งส่วน โครงสร้างการทำงานสร้างแผนกตามกิจกรรมต่างๆ เช่น การผลิต การตลาด และการเงิน
กิจกรรมแบบคลัสเตอร์เพิ่มประสิทธิภาพแต่สร้างอุปสรรคระหว่างแผนกได้ โครงสร้างแบบแบ่งกลุ่มจะจัดกลุ่มบุคคลตามผลิตภัณฑ์ ลูกค้า หรือที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ เพื่อสร้างบริษัทขนาดเล็กอย่างมีประสิทธิภาพด้วยความสามารถด้านการตลาด การเงิน และการผลิตของตนเอง สิ่งนี้ทำให้แผนกมุ่งเน้นและตอบสนอง แต่กิจกรรมทางธุรกิจซ้ำระหว่างแผนกและภายในบริษัทโดยรวม
รูปแบบการควบคุม
แผนผังองค์กรเป็นภาพที่แสดงรูปแบบการออกแบบที่เป็นทางการ แผนผังแสดงโครงสร้างองค์กร ความสัมพันธ์ และระดับตำแหน่งที่เกี่ยวข้องในแต่ละอุตสาหกรรม ช่วยจัดระเบียบสถานที่ทำงานโดยกำหนดทิศทางการควบคุมให้ลูกน้อง
แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กเพียงคนเดียวก็สามารถใช้แผนผังองค์กรบางประเภทเพื่อดูว่าต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง การวางแผนและวิสัยทัศน์ดังกล่าวจัดโครงสร้างงานและช่วยให้งานทั้งหมดเป็นจริงและแก้ปัญหาการสื่อสารที่เกิดขึ้นใหม่ปัญหา
แผนผังองค์กรมีประโยชน์ดังต่อไปนี้:
- สื่อสารข้อมูลองค์กร บริการ และข้อมูลองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้ผู้จัดการตัดสินใจเกี่ยวกับทรัพยากร จัดเตรียมพื้นฐานสำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลง และสื่อสารข้อมูลการดำเนินงานทั่วทั้งองค์กร
- ทุกอย่างที่เกี่ยวกับธุรกิจควรเกิดขึ้นอย่างโปร่งใสและคาดการณ์ได้
- ให้การแทนที่อย่างรวดเร็วสำหรับลำดับชั้นธุรกิจที่เป็นทางการ
- บอกทุกคนในองค์กรว่าใครรับผิดชอบอะไร ใครรายงานใคร
แน่นอนว่ามีข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับมุมมองการออกแบบองค์กร:
- พวกมันคงที่และไม่ยืดหยุ่น มักจะล้าสมัยเมื่อบริษัทเปลี่ยนแปลงและผ่านขั้นตอนของการเติบโต
- พวกเขาไม่ได้ช่วยให้เข้าใจถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในองค์กรที่ไม่เป็นทางการ ความจริงก็คือองค์กรมักจะค่อนข้างวุ่นวาย
- พวกเขาไม่สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตของบริษัทเนื่องจากการจ้างภายนอก เทคโนโลยีสารสนเทศ พันธมิตรเชิงกลยุทธ์ และเศรษฐกิจเครือข่าย
ในระยะแรก ธุรกิจอาจตัดสินใจที่จะไม่สร้างโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม บริษัทต้องดำรงอยู่ได้แม้จะไม่มีแผนที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้แนวทางการพัฒนาประสบความสำเร็จ ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่พบว่าแผนผังองค์กรมีประโยชน์เนื่องจากช่วยให้เจ้าของหรือผู้จัดการติดตามการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงในทุกอุตสาหกรรมและทุกทิศทาง
สรุป
แนวทางการออกแบบนี้นำไปสู่การปรับปรุงคุณภาพ การบริการลูกค้ารอบเวลา ลดอัตราการหมุนเวียนและการขาดงาน เพิ่มผลผลิตจาก 25 เป็นอย่างน้อย 50% ข่าวดีก็คือแผนนี้สามารถใช้ได้กับธุรกิจเกือบทุกประเภทและทุกขนาด ระยะเวลาที่ใช้ในการออกแบบให้เสร็จสมบูรณ์นั้นแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะ ขนาด และทรัพยากรของบริษัท โครงการขนาดใหญ่และซับซ้อนสามารถแล้วเสร็จได้ภายในไม่กี่วัน บริษัทขนาดเล็กใช้เวลาและทรัพยากรน้อยลงมาก
